Bibliotheken sind für den Fortschritt der Open-Access-Transformation essenziell. Um die daraus entstehenden neuen Aufgaben zu bewältigen, benötigen sie jedoch ausreichend Personalressourcen und Mitarbeitende mit den entsprechenden Qualifikationen.

Gerade kleinere wissenschaftliche Bibliotheken stoßen an Grenzen, wenn sie zusätzliches Personal für die vergleichsweise neuen forschungsnahen Dienste einstellen möchten. Oftmals müssen diese Aufgaben mit dem bestehenden Personal bewältigt werden.

Im Workshop werden vier Themenfelder beleuchtet, die sich mit den daraus resultierenden Veränderungen in Organisationsstrukturen und Tätigkeitsbereichen von Bibliotheken befassen. Während 4 Speed-Meeting-Runden in 2er-Gruppen werden Leitfragen bearbeitet und für die anschließende Präsentation im Plenum dokumentiert:

1. Organisationsentwicklung: Open Access ist ein Motor für Organisationsentwicklung und die Bündelung forschungsnaher Dienste.

Leitfragen: Wie sind forschungsnahe Dienste organisatorisch eingebunden? Welche organisatorischen Anpassungen sind erforderlich bzw. umgesetzt? Wie gründet und integriert man neue Teams in bestehende Strukturen? Welche Veränderungen entstehen im Arbeitsalltag?

2. Personaleinsatz: Digitalisierung und Automatisierung führen in Bibliotheken zu neuen oder geänderten Arbeitsabläufen, die personelle Kapazität für neue Themenfelder schaffen können.

Leitfragen: Werden frei gewordene Kapazitäten in forschungsnahe Dienste eingebunden? Wie erfolgt eine Einbindung? Wie sehen Hintergrund und Eingruppierung der beteiligten Mitarbeitenden aus? Welche Strategien gibt es, um Ressourcen innerhalb der Bibliothek neu zu verteilen?

3. Personalentwicklung: Neue Aufgaben werden oft von bestehendem Personal übernommen.

Leitfragen: Welche Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten bestehen? Wie lässt sich Personal on the job für Aufgaben befähigen? Welche Tätigkeiten eigenen sich für welche Eingruppierungen?

4. Herausforderungen: Veränderungsprozesse bringen auch Schwierigkeiten mit sich.

Leitfragen: Mit welchen Hürden ist bei der Zusammenarbeit mit dem Gesamtteam der Bibliothek zu rechnen? Wo liegen mögliche Konfliktfelder in der Kooperation mit Forschenden und anderen Akteur*innen in der Hochschule?

Ziel des Workshops ist es, Erfahrungen auszutauschen sowie Good Practices und neue Ideen für Organisations- und Personalentwicklung in den eigenen Einrichtungen zu sammeln. Darüber hinaus sollen die Teilnehmenden Netzwerke knüpfen, die auch nach dem Workshop Bestand haben.

Zielgruppe: Der Workshop richtet sich an OA-Professionals und weitere Mitarbeitende in Hochschulen, die in ihren Institutionen mit der Entwicklung und Implementierung von Open-Access- und Open-Science-Strategien betraut sind.

Beschreibung der Idee: In den vergangenen zwei Jahrzehnten entwickelten zahlreiche Institutionen Open-Access-Strategien, um die Transformation hin zu einer offenen Wissenschaft voranzutreiben und den Zielgruppen Handlungsorientierungen zu geben. Diese auf lokale Wirkungen zielenden Strategien stützen sich häufig auf übergeordnete normative Erklärungen (z.B. Berliner Erklärung oder DORA), was mit lokalen pragmatischen Anforderungen zu Reibungen führen kann.

Der Workshop möchte als Auftakt für ein Austauschforum mit der Community Erfahrungen aus der Gestaltung von Open-Access- und Open-Science-Strategien teilen und entsprechende Erkenntnisse der Community zusammentragen. Hierzu stützen wir uns unter anderem auf die 2024 erschienenen Empfehlungen der „Open Science Policies: Eine Handreichung“ (Ferguson, Neufend, Skupien, 2024). Folgende Schlüsselaspekte spielen bei unseren Überlegungen eine Rolle:

• Inhaltliche Anpassung: Wie verbindet man normative Ansprüche mit praktischen Anforderungen?
• Strategische Planung: Sind zeitliche Strukturierung (Laufzeiten) und Versionierungen von Strategien sinnvoll und wirkungssteigernd?
• Wirkung: Welche praktischen Effekte haben Open-Access-Strategien vor Ort?
• Umsetzung: Wo liegen Grenzen der Transformationsansprüche?
• Monitoring: Wie kann die Umsetzung effektiv beobachtet und bewertet werden?
• Anpassung: Wie kann eine Strategie mit sich verändernden Rahmenbedingungen im Wirkungsbereich koordiniert werden?

Struktur und Methode des Workshops: Der Workshop dient dazu, vorhandene Best Practices und Lessons Learned in den Einrichtungen der Teilnehmenden vorzustellen und als weiterführende Gesprächsgrundlage zu teilen. Dies wollen wir mit dem Trivium-Express tun, einer an der Fachhochschule Potsdam neu entwickelten Lern- und Präsentationsmethode, in der in dreiminütigen Präsentationen Erkenntnisse ad hoc erarbeitet und geteilt werden können.

Ziel des Workshops: Der Workshop dient als Auftakt für eine weitergehende Vernetzung zu institutionellen und regionalen Open-Access-Strategien. Er bezieht sich dabei auf das Thema “Open Access als organisatorische und institutionelle Herausforderung” der OA-Tage 2025.