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El objetivo de este proyecto realizado en colaboración con el Comité Técnico de Referencias Archivos Estatales es desarrollar el derecho al conocimiento. Poniendo a disposición de la sociedad la información sobre los aspectos legales que afectan a derechos de acceso y a la regulación básica del uso y reutilización de los materiales archivísticos, introducida en el sistema interno de descripción y gestión documental de los Archivos Estatales, visualizándola a través de su catálogo online(PARES).

Nuestra intención última es favorecer la visibilidad de los Archivos Estatales como instituciones culturales y garantistas del derecho de acceso a la información pública, fomentando la difusión de contenidos de calidad y la libre utilización de la documentación que custodiamos como fuente primaria para la generación de recursos culturales y de investigación.

Los objetivos a alcanzar y desarrollar en este proyecto tienen dos vertientes. Por un lado, adaptar las herramientas de difusión y de trabajo PARES (Portal de Archivos Españoles) de forma que la ciudadanía conozca de manera clara qué tipos de reuso puede hacer de nuestros contenidos, tanto descriptivos como objetos digitales.

Para ello, consideramos necesario abandonar nuestras antiguas políticas de asignación de marcas de agua o determinados copyright a nuestra información, abogando por la adopción de una licencia de reuso general y de fácil comprensión, que figure en los metadatos de todos nuestros contenidos.

Por otra parte, en aquellos casos en los que no pueda ser aplicable la licencia de reuso dada de forma general a los contenidos del portal, conforme al marco legislativo español y europeo vigente; pretendemos mejorar la información dada a los usuarios y usuarias de los Archivos Estatales acerca de las posibles restricciones de reuso y acceso pueden aplicarse a la documentación objeto de su interés y consulta; así como de los plazos en los que esta normativa mantiene su posible vigor restrictivo.

Nuestra documentación puede estar afectada por aspectos de propiedad intelectual, restricciones de acceso por datos personales, por motivos derivados de la seguridad del estado, etc. En todos estos casos y cualquier otro posible, indicaremos de forma concisa en los metadatos de las propias fichas descriptivas de macro y micro descripción difundidas a través del portal PARES, como en las herramientas internas del mismo; la ley concreta (o leyes) que rigen la posible restricción a su libre acceso o uso.

Our contribution explores how historical narratives can integrate diverse sources through interoperable data models grounded in Constructed Past Theory (CPT). By analysing semiotics and data management systems, we address challenges like semantic reconciliation, cognitive biases, and the underdevelopment of local knowledge. The talk complements Thibodeau’s “Pathways to the Past”, and extends further in Medina’s proposal “Traceable historical research”

The generation of historical knowledge still requires mechanisms that integrate the interpretative frameworks of different disciplines involved in narratives about the past. Our research explores how historical discourse can accommodate sources of diverse origins through interoperable data models grounded in CPT. By analysing the semiotics in constructing historical narratives, we advocate for data management systems that ensure traceability and transparency in research processes.

We conceptualize information and knowledge as structured sets of data governed by norms. Data, understood as discrete facts or observations, lacks meaning without a contextual framework defined by these norms that classify and map instances of knowledge, providing coherence. Our research addresses challenges such as semantic reconciliation, cognitive biases, and the underdevelopment of local knowledge frameworks. Semantic reconciliation is essential for integrating varied information sources, as it assigns precise meaning to data and prevents inconsistencies during interpretation.

The semantic data model shared by our team is built upon the categories of Unit of Topography, Unit of Stratigraphy, and Actor. By defining these categories and their attributes, we expanded the concept of Units of Stratigraphy—originally a cornerstone of the Stratigraphic Archaeological method developed by E. C. Harris—allowing us to incorporate diverse vestiges of the past into historical investigations. These categories serve as labelling tags in our data management systems, enabling us to construct databases that mitigate cognitive biases and ensure more reliable interpretations.

Our research highlights how semantic data modelling and a focus on semiotics can address key challenges in historical analysis, such as cognitive biases and the underrepresentation of context-specific knowledge. These approaches offer powerful tools for developing nuanced, inclusive, and critically aware historical narratives, fostering interdisciplinary and cross-cultural dialogue between Historical Science and Archival Research Theory (ART) as developed by K. Thibodeau in his presentation “Pathways to the Past: Optimizing the Value of Archives”. Being aware of the theoretical character of our presentation, we offer a practical model for digital archives in Medina’s poster “Traceable historical research: Leveraging archival processes to digitally preserve and transfer knowledge about the past”

El archivero, hoy está llamado a actuar come diseñador de documentos electrónicos, para dotarlos de estructura y contextualización que sirven para constituir la realidad social. En este papel el archivero interioriza un enfoque interdisciplinario, integrando estándares, la diplomática, el derecho, los usos documentales vigentes. La comunicación lo ejemplifica con un estudio de caso, comparado entre Italia y España: lo representado por el elemento estructural y contextual de la fecha crónica.

Hoy en día, el documento electrónico requiere ser descrito, o más bien contextualizado, no sólo cuando pasa a formar parte del archivo, para poder ser puesto a disposición de los usuarios mediante instrumentos adecuados de búsqueda, sino mucho antes.

En la fase en la que se concibe el sistema de gestión documental y donde es indispensable establecer qué estructura y qué contextualización asignar a los diferentes tipos de documentos producidos en el mismo sistema de gestión documental. En esta actividad el archivero juega un papel central cómo “diseñador de los documentos”.

En esta actividad de diseño documental, el archivero, demuestra que, para trazar los posibles contextos del documento, no recurre solamente a un instrumento como es el estándar ISO 23081-1, que entre otras cosas incluye el modelo general de las posibles entidades contextuales relativas al documento. En efecto este estándar ha sido concebido como un instrumento de aplicación flexible, ya que las entidades contextuales a considerar y su granularidad/extensibilidad varían caso a caso, en relación con las necesidades específicas de cada organización. Pero el mismo estándar tiene un límite. El archivero, como diseñador de documentos, al aplicar ISO 23081-1 tiene que ser capaz de gestionar la flexibilidad que le ofrece el mismo estándar, utilizando también otras disciplinas útiles a los efectos del modelado de documentos. Lo estamos viendo en la archivística computacional, cuando está llamada a modelar el documento electrónico. Y cómo la diplomática, como ciencia que estudia las estructuras documentales desde un punto de vista histórico, habla de “numerar el tiempo” sin producir una transformación; el derecho, que con referencia al documento electrónico establece una serie de requisitos para darle valor jurídico; los usos documentales consuetudinarios vigentes en los distintos ámbitos sociales.

La comunicación explica a través de un estudio de caso comparado entre Italia y España lo representado por el elemento estructural de la fecha crónica, para resaltar la dinámica de aplicación de ISO 23081, integrada con las tradiciones diplomáticas y los conceptos jurídicos vigentes en ambos países y se demuestra que este enfoque interdisciplinario permite un diseño documental eficaz, que otorga a los documentos la estructura y la contextualización necesarias para funcionar como herramientas performativas que interactúan con la realidad social y aporta una nueva dimensión en el trabajo del archivero en la organización.