Conference Agenda

At present, electronic archives are showing a trend of massive growth. To improve the ability of document formation units and archival repositories to manage electronic archives, the author's project team is carrying out a key scientific research project of the National Archives Administration of China, "Research on the Maturity Model and Appraisal of Electronic Archives Management Capability". This paper will focus on the research results and introduce the research progress.

In recent years, the Chinese government has been promoting the full online processing of government services. At present, more than 5.1 million types of government service items from various departments of the State Council and 31 provinces have been processed online, with nearly 1.4 billion items processed. The resulting archives will be stored in archival repositories for long-term preservation.

Faced with such a huge number of electronic archives, various levels and types of archival repositories are facing many problems. The most important is that it is difficult to determine whether our archival repositories has the conditions to carry out standardized electronic archive management. There has been a situation where the management of electronic archives is not standardized enough.

To solve this problem, China has revised the "Archives Law of the People's Republic of China" , providing clear regulations on the legal requirements for electronic archives. At the same time, administrative regulations such as the "Archiving specification for electronic documents of government service item" and the "Management of Electronic Archives" have been issued, which put forward specific requirements. On this basis, the author's project team is carrying out a key scientific research project of the National Archives Administration of China, "Research on the Maturity Model and Appraisal of Electronic Archives Management Capability".

This project proposes a capability maturity model for implementing electronic documents archiving and electronic archive management. Provide a measurable tool for document formation units and archival repositories to appraise their own abilities, identify gaps, and develop the best roadmap for improving their capabilities. The second is to establish appraisal criteria and form a scientific appraisal plan. To provide support for developing policy documents, establishing working mechanisms, and the appraisal of electronic archive management capabilities of archival repositories. Thereby supporting the construction of standardized electronic archive management capabilities at the national level.

This paper will focus on the research results and introduce the research progress of the maturity model of electronic archives management capability in China, the appraisal indicators and standards of electronic archives management capability maturity, in order to have more exchanges and discussions with peers from various countries in this field.

DOCTram és un sistema d’informació propi del Departament de Salut basat en Share Point que actua de repositori segur de la documentació, alhora que actua de gestor documental. Per tal d’integrar-se amb ARESTA, des de la Secció de Gestió Documental i Arxiu del Departament de Salut s’han anat gestionant evolutius any rere any per tal que el sistema inclogui totes les metadades de la versió 1 de l’esquema en una primera integració i de la versió 2 en un segon procés d’adequació.

DOCTram és un sistema d’informació propi del Departament de Salut basat en Share Point, actualment en la versió 2019 amb perspectives de migrar-ho en un futur pròxim cap a la versió 365 al núvol. Des de la Secció de Gestió Documental i Arxiu al llarg dels darrers anys s’ha treballat per tal que l’eina compleixi amb totes les metadades de la versió 1 de l’esquema de metadades mitjançant la gestió d’evolutius i amb l’objectiu d’integrar-ho amb ARESTA. Integració que es va efectuar al 2024 i que al març de 2025 s’ha adequat a la versió 2 de l’esquema de metadades d’ARESTA. Aquesta integració ens ofereix en un darrer pas de la traçabilitat documental la possibilitat d’enviar tota la documentació a i-Arxiu, solució de preservació digital que inclou ARESTA. El fet de que estigui integrat amb ARESTA, per tant, fa que DOCTram sigui un repositori segur, alhora que també actua com a un gestor documental que permet preservar la documentació de manera segura d’una infinitat de procediments i tràmits electrònics del Departament de Salut. L’eina és útil tant per transferir a l’arxiu la documentació electrònica de les unitats de xarxa, com per també complir amb les polítiques de gestió documental de tràmits que es gestionen en tramitadors o sistemes d’informació que encara no estan integrats, raó per la qual la documentació es migra a DOCTram. Una altra utilitat és la migració de documentació de tramitadors que s’integraran amb ARESTA en un futur, però que necessitem explotar les dades i per tant la gestió documental es decideix que es faci des de DOCTram. L’eina a més s’ha integrat amb eines corporatives com són els serveis comuns de la PICA de digitalització segura, còpia autèntica o notificació electrònica. Sens dubte, és un bon exemple d’un sistema d’informació departamental o propi que ha aconseguit integrar-se amb les solucions corporatives de gestió documental de la Generalitat de Catalunya i que alhora mostra la utilitat de Share Point com a gestor documental, una pràctica cada cop més estesa i d’interès pels professionals de l’arxivística d’arreu. Aquest article té el propòsit de mostrar breument com tota la documentació generada per un tràmit electrònic cau a DOCTram generant-se els expedients, informant-se totes les metadades necessàries i preservant i fent accessibles tots els documents de cara al futur.

Este trabajo presenta el diagnóstico de la Gestión de Documentos Electrónicos (GDE) en la Subsecretaría de Relaciones Exteriores de Chile, empleando el Modelo de Madurez propuesto por Zapata (2023). Se analizaron normativas, se identificaron características clave y se evaluó el estado de la GDE. Además, se compartirán las conclusiones, esperando recibir retroalimentación de la comunidad internacional experta en la materia, para adoptar las mejores estrategias de implementación en la institución.

Esta exposición presenta los resultados obtenidos a partir de la aplicación del Modelo de Madurez propuesto por Zapata (2023), con el objetivo de evaluar el estado de la Gestión de Documentos Electrónicos en la Subsecretaría de Relaciones Exteriores de Chile. Los resultados revelan un estado básico e incipiente, lo que subraya la necesidad urgente de fortalecer el marco regulatorio y las prácticas institucionales de una de las carteras clave del Estado de Chile, en favor de la adecuada gestión y preservación de su patrimonio documental. Esto cobra aún más relevancia tras la publicación de la Ley de Transformación Digital (2019), que establece la obligatoriedad de realizar el ciclo completo de los procedimientos administrativos en formato electrónico.

La experiencia de la evaluación es enriquecedora debido a su enfoque sistemático, que incluyó el análisis de 37 fuentes normativas clave, tales como leyes, decretos, políticas, manuales, órdenes de servicio y otros instrumentos de la Subsecretaría. Esta evaluación también incorporó el análisis de las normas ISO empleadas por la institución, relacionadas con los ámbitos abordados por el modelo de madurez aplicado.

Entre los principales elementos que explican el estado actual de la Subsecretaría se encuentran la ausencia de instancias de trabajo colaborativo, entre los departamentos de Archivo e Informática, cuya relación se caracteriza por la falta de disposición para colaborar y el escaso entendimiento para llegar a acuerdos entre las autoridades de ambos departamentos. Por otro lado, se destaca el desconocimiento generalizado en la institución sobre lo qué es la Gestión Documental, confundiéndola con la implementación y uso de programas, plataformas o herramientas informáticas. Además, la falta de formación y competencias en el equipo del Archivo, en materia de Gestión Documental Electrónica, es otro factor que dificulta sensibilizar adecuadamente sobre el alcance e impacto que tiene para la institución la situación actual.

En el contexto de una sociedad cada vez más digitalizada, ser parte de esta ponencia permitirá el intercambio con colegas internacionales enriqueciendo el análisis, compartiendo experiencias y contribuyendo al desarrollo de estrategias para mejorar la gestión documental, con un enfoque específico en la Subsecretaría de Relaciones Exteriores de Chile, cuya experiencia puede servir de referencia para otras entidades en contextos similares, promoviendo la mejora continua en la gestión del patrimonio documental a nivel global.

ARESTA és un projecte que té com a finalitat dotar al conjunt de l’Administració de la Generalitat de Catalunya d’un sistema de gestió de la documentació digital que genera en la seva activitat administrativa i de govern. És un projecte multidisciplinari i de llarga durada imbricat amb el procés de transformació digital que estan vivint les administracions públiques i vinculat a la necessitat de definir una política de gestió arxivística de les dades.

L’any 2016, en el marc del Congrés Internacional d’Arxius celebrat a la ciutat de Seul, es va presentar la ponència “Projecte Aresta. Archivo Electrónico del Gobierno de La Generalitat de Catalunya. Aresta Project. Electronic Archive Of Catalonia Government” on s’exposava l’inici del projecte, a l’entorn de l’any 2012, fent referència a l’abast del projecte, els recursos tecnològics disponibles, l’impacte normatiu i el canvi organitzatiu que es considerava necessari que es dugués a terme per a l’èxit del projecte.

La ponència proposa explicar, a partir de les premisses que es van establir en els estadis inicials, com ha evolucionat ARESTA en aquests darrers 8 anys gràcies a la col·laboració de les unitats del Govern de la Generalitat amb competències transversals relacionades amb les Tecnologies de la Informació, l’organització i la gestió documental.

S’exposarà el treball desenvolupat des de l’àmbit de la coordinació corporativa de gestió documental, especialment en la creació i manteniment dels instruments tècnics principals (Esquema i perfil de Metadades, Quadre de classificació funcional, tipologies documentals, unitats productores i taules d’accés i avaluació documental) i la seva implementació a les aplicacions de tramitació. Es farà esment a una aplicació específica desenvolupada per a gestionar i publicar en dades obertes els instruments esmentats i que a la llarga es vol convertir en una Plataforma d’Informació d’Arxius.

Així mateix, es detallaran les tasques de coordinació dels grups de treballs multidisciplinaris que són els equips que integren la gestió documental a les aplicacions de cadascun dels departaments o ens de la Generalitat.

Pel que fa a la tecnologia es farà una descripció de l’evolució de les funcionalitats i de les volumetries de les integracions dels sistemes d’informació a la Plataforma de Serveis de Gestió Documental i de l’Arxiu electrònic.

Tot aquest projecte s’ha vist condicionat fortament per la realitat de les aplicacions que els departaments i ens ja tenien en servei i l’esforç tècnic i econòmic que suposa la seva adequació a ARESTA o substitució per una aplicació conforme a ARESTA. Així mateix, en aquest període s’ha anat potenciant aplicacions transversals alineades amb ARESTA que són les que han facilitat de forma efectiva la gestió de la documentació electrònica.

La descripció de la feina duta a terme, acompanyada d’una visió crítica d’aquest període, es complementarà informant de l’evolució que està tenint ARESTA en els següents àmbits: .

• Orientació a la gestió d’actius digitals d’informació (dades, informació de xarxes socials...)

• Impacte de la Intel·ligència Artificial en la gestió de la informació.

• Evolució normativa legal i estàndards.

• Potenciació de les aplicacions corporatives.

• Transformació del rol de les persones responsables de la gestió documental i arxiu.

• Estandardització dels procediments d’integració

• Govern dels fons al repositori de l’arxiu electrònic.