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En el presente trabajo se exponen las políticas, normas y directrices técnicas, las referencias nacionales para el desarrollo y la aplicación de herramientas de gestión de la información archivística y las buenas prácticas de la Administración Pública (AP) portuguesa en este ámbito.

Se destaca el papel de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas (DGLAB), órgano coordinador de la política de archivos en Portugal, especialmente en el desarrollo de proyectos de colaboración que facilitan la interoperabilidad semántica, la innovación, la transformación digital y la desmaterialización en los distintos niveles de la Administración Pública (central, local y regional) y en el Sector Público Empresarial.

Estos proyectos se han desarrollado de forma incremental desde 2010, en línea con las políticas sectoriales europeas y los estándares internacionales. Han permitido elaborar un esquema de interoperabilidad, una macroestructura funcional y un catálogo de procesos de negocio de la Administración Pública, utilizados en el registro y clasificación funcional de la información en la Administración Pública, así como una metodología transversal de evaluación suprainstitucional de dicha información, que ha dado lugar a un referente utilizado por la Administración Pública (conocido como Lista Consolidada) en la elaboración de sus cuadros de clasificación, tablas de valoración documental y planes de preservación digital.

Se presenta el componente tecnológico asociado a estos proyectos innovadores (la Plataforma CLAV, basada en un modelo ontológico), el componente político-jurídico (un nuevo marco legal para la gestión de la información) y el componente social (Comunidad CLAV) de este ecosistema creado para el cambio y la cualificación sostenida de la gestión de la información en la Administración Pública, desde su producción hasta las acciones de preservación digital.

Por último, se destacan los casos de éxito organizativo en la aplicación de este nuevo enfoque, así como las dificultades y retos a los que se enfrenta el país para garantizar el acceso continuado y la reutilización de los datos y la información auténticos de la Administración Pública.

Este trabajo hace una reflexión sobre el estado actual de la administración electrónica en España y del archivo electrónico único, e investiga las razones por las que, aunque hayan transcurrido más de 10 años de la publicación de las leyes 39/2015 (Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Pública) y 40/2015 (Régimen Jurídico del Sector Público), y casi 20 años desde la publicación de la ley 11/2007 (acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos), los expedientes, ya electrónicos, continúan estando en las áreas tramitadoras y en pocos casos se han transferido a herramientas de archivo electrónico único.

En contraposición, se analiza cómo sí ha avanzado el expediente y documento electrónico administrativo en la mayoría de las administraciones públicas en su fase activa o de tramitación, con unos volúmenes ya muy alto de implantación y la práctica desaparición del expediente papel administrativo (con validez jurídica), y se plantea el reto de que estos expedientes y documentos continúan en las plataformas de tramitación, en muchos casos sin cerrarse y en raros casos con la transferencia a una herramienta de archivo electrónico único. Se analizarán las causas que se han observado y los posibles caminos a recorrer por parte de las administraciones -y en especial por parte de los archivos- para que la gestión y preservación de estos expedientes y documentos electrónicos se transfieran a los archivos y se cumpla con aquello establecido en estas leyes.

Se toman en consideración los aspectos tecnológicos, jurídicos, de gestión documental, pero, sobre todo, los organizativos, que son actualmente los principales frenos para la consolidación de una plataforma que debería estar implantada en todas las administraciones públicas.

Finalmente, se referenciarán iniciativas que buscan dar respuesta a este reto en España y cómo se están enfocando para realmente tener una única solución de archivo corporativo que permita gestionar y preservar tanto expedientes papel, como expedientes electrónicos, fotos, videos y otros tipos de objetos digitales no estructurados, y garantizar la posibilidad de su adecuada conservación, preservación y acceso/difusión.

En el presente trabajo se realiza una reflexión basada en la experiencia de ODILO como repositorio digital de confianza certificado y como proveedor de servicios y soluciones de preservación digital a largo plazo en su trabajo con instituciones de las administraciones públicas de España y Portugal. ODILO ha desarrollado un método extremadamente personalizado para asegurar que se tienen en cuenta las especificidades de cada institución a la vez que se mantienen las mejores prácticas en preservación a largo plazo gracias a su apuesta por estándares (en particular, en términos del Modelo de Referencia OAIS y de la arquitectura de referencia eArchiving).

Aunque es un modelo muy extrapolable, con implantaciones probadas en decenas de instituciones de España y Latinoamérica, su desarrollo, como iniciativa española, ha partido del Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010), de las normas técnicas de interoperabilidad y de las leyes 39/2015 y 40/2015. Hoy, con la publicación del reglamento europeo eIDAS 2, se da un nuevo protagonismo al archivo electrónico y a la preservación digital y desde ODILO se ha buscado mantener el afán integrador y transversal de las soluciones encajando esta iniciativa y enriqueciendo el resultado.

Por su parte, Portugal cuenta con un estándar asentado en el que se ha trabajado durante más de diez años y que ahora se encuentra en proceso de implantación. CLAV (de sus siglas en portugués Classificação e Avaliação da Informação Pública) es un proyecto colaborativo gestionado por el Gobierno portugués que cuenta con un esquema de interoperabilidad, una macroestructura funcional y un catálogo de procesos de negocio que establecen unas firmes bases del sistema público de gestión documental, archivo y preservación digital.

Sobre la evolución prevista por eIDAS2, las características de los esquemas de España y Portugal y las necesidades internacionales en materia de archivo y preservación, la aportación de este trabajo se centra en reflexionar sobre el papel de un proveedor de servicios de archivo y preservación digital altamente especializado, ODILO, que incluye servicios profesionales, consultoría y software personalizado, en el espacio entre marcos archivísticos nacionales e internacionales. Garantizar la funcionalidad junto con la interoperabilidad y la aplicación de estándares nacionales, europeos e internacionales ayudaría a las instituciones a implantar proyectos tecnológicos avanzados sin renunciar a mantener su independencia, incluso si en el futuro eligen otro proveedor de servicios y trasladan sus objetos digitales a otro lugar. Se destacan las implicaciones éticas y tecnológicas, así como la investigación y el trabajo archivístico realizado internamente.

The presentation will follow the following format, which will be the basis for the discussions.

A brief description of AI and the various types.

It will then look at various elements which form part of AI but have been in existence already for decades. This includes applications such as character recognition, robotic process automation, and content extraction.

The main body of the presentation focuses on potential application of AI to digital preservation, exploring all the steps in digital preservation and how AI can assist each of those steps. This includes Intelligent document processing and character recognition, text mining, analytics and autoclassification, e-discovery (broader than legal discovery), technology scans, and retention management.

This will form the basis for the open discussion