Conference Agenda

Drawing on research from her forthcoming book, Laura Millar examines critical changes in the archival profession over the last half century and offers suggestions for future directions. Structuring her remarks about records/archives service around the fundamental ‘Five Ws – ‘who,’ ‘what,’ ‘where,’ ‘when,’ ‘why,’ (and a sixth -- ‘how’) – Millar argues for closer integration across disciplines, to support an overarching social responsibility to make, keep and use trustworthy sources of evidence.

Drawing on research from her forthcoming book, Laura Millar examines critical changes in the archival profession over the last half century. Her presentation compares traditional archival practice with 21st century records and archives management needs and priorities. Her vision for a new direction includes greater collaboration, cooperation, and integration across information-and communications disciplines and stronger linkages with user communities and the public.

Structuring her remarks around the fundamental ‘Five W’ – ‘who,’ ‘what,’ ‘where,’ ‘when,’ ‘why,’ (and a sixth -- ‘how’) – Millar looks at typical and stereotypical perceptions of records/archives service. She then challenges those, arguing that digital technologies are doing more than just changing the nature and form of records and archives. Rather, information technologies – including the looming presence of artificial intelligence – are transforming the essence of how and why people communicate, document, remember, think, and act.

In light of the changes that information technologies bring to all aspects of life, what can and should be within the scope of archival service? Do we safeguard that which has already been created, working with archives as defined by existing laws and norms? Do we preserve evidence of actions and transactions by intervening in the creation and management of records, and if so, when? Or do we facilitate the protection of and access to anything that represents not just what was said or done but also how people acted or communicated, even if that anything looks nothing like traditional archives?

In an age when actions take place, literally, at the speed of light, when decisions are confirmed or refuted by emojis and icons, can archivists focus only on traditional perceptions of archives or records, even if we incorporate the digital into that static definition? Are we preservers of the past, witnesses to the present, or shapers of the future?

In this presentation, Millar challenges traditional conceptions of records/archives service and argues for greater linkages with records creators, users, researchers, and the public. She raises questions about future directions for archives in a 5G world and for stronger connections between the ‘tangible’ – the traditional focus of our profession – and the ‘intangible’ – the ephemeral expressions of authority, identity and culture that are becoming the norm in an increasingly aural and visual world.

El Pla d’arxius i gestió documental de Catalunya és l’eina desenvolupada pel Govern de Catalunya perquè els arxius i els seus professionals s'adaptin al canvi de paradigma resultant de l’avenç tecnològic i els canvis que aquest provoca.

ARXIUS 2030 vol augmentar la rellevància dels arxius i els seus professionals a les organitzacions i en el conjunt de la societat proposant una visió de futur emergida del debat i la reflexió.

El Pla d’arxius i gestió documental de Catalunya és l’eina desenvolupada pel Govern de Catalunya perquè els arxius i els seus professionals s'adaptin al canvi de paradigma resultant de l’avenç tecnològic i els canvis que aquest provoca.

La Generalitat de Catalunya proposa una visió de futur emergida del debat i la reflexió duts a terme en el procés participatiu realitzat amb professionals dels arxius, persones expertes, empreses i associacions del sector. La visió expressa una ambició i un propòsit compartits pel Govern i pel sector.

ARXIUS 2030 vol augmentar la rellevància dels arxius i els seus professionals a les organitzacions i en el conjunt de la societat proposant una visió de futur emergida del debat i la reflexió. Aquesta visió preveu que els arxius de Catalunya preservaran el patrimoni i la memòria del país i seran un element clau de l’Administració digital, les dades obertes i la transparència. Aportaran coneixement, participaran en la recerca, realitzaran activitats culturals i educatives i obriran plenament els seus fons documentals a la ciutadania aprofitant les oportunitats que ofereixen els canvis tecnològics i la revolució digital.

Els arxius garantiran els drets d’accés a la informació i la transparència i de la correcta gestió i explotació de les dades. Amb les seves activitats afavoriran

la cultura, l’esperit crític, la cohesió social i el creixement econòmic i projectaran

Catalunya al món i mostraran el món a Catalunya.

Els i les professionals dels arxius seran plenament conscients de la transversalitat

de la seva professió i del valor d’aquesta com a servei públic i els agents del Sistema d’Arxius de Catalunya hauran assumit una cultura de cooperació i concertació. Els arxius privats i les empreses del sector seran agents actius del sistema i afavoriran les sinergies entre els sectors públic i privat.

El Pla d’arxius i gestió documental de Catalunya haurà assolit aquest escenari si

es resolen els reptes que es plantegen i que s'apunten en l'exposició.

Notre proposition s’appuie sur les réalités auxquelles est confronté le secteur des archives dans les pays en développement en général, et en République Démocratique du Congo en particulier. Ces pays font face à des défis majeurs tels que les conflits, les épidémies, la pauvreté, les catastrophes naturelles et bien d'autres fléaux entravant le développement optimal des archives. Ces obstacles compromettent la préservation du patrimoine documentaire.

The state of archives in developing countries is critical because of the partial engagement of the leaders in this sector and its future at stake remains uncertain for archivists. History is what keeps the past, present, and future connected. Every generation can learn about it through memories and archives, whether in audio, photograph, video, or manuscript, succinctly, any type of format. Conserving these memorabilia is tantamount to preserving culture, a priceless treasure passed down from generation to generation, keeping it alive. This process involves learning from the past, applying it in the present, and ensuring that it remains intact despite any future changes. Unfortunately, archives are struggling to be well-protected and organized in Africa, particularly in the Democratic Republic of Congo, one of the developing countries. This is primarily due to the lack of proper equipment and insufficient budget for conservation and digitization. Archivists working and studying in this field face numerous constraints that hinder the preservation process.

Old and new documents share a common requirement: they must be conserved for the sake of the future. The challenges of preserving archives in a developing country can be immense due to disasters, wars, and other adversities, resulting in a lack of internal and external resources and support. Training professionals in this domain is particularly difficult, threatened, and often discouraging, largely because society does not properly recognize the hard work of their predecessors. Additionally, there is insufficient funding in the archival sector. Both former and new archivists must find common ground to continue their work, as their contributions to the community are invaluable.

However, it is not impossible to support, and encourage archivists as they research and find ways to preserve archives through digitization, for example. Awareness of the past in the present can greatly improve the future work conditions of archivists and the preservation of archival materials. This can generate encouragement and job opportunities while developing more expertise in the field.

Despite the professionals being well-trained, the most significant challenge lies in their working conditions. The support needed is predominantly in terms of space, location, and transportation to move memorabilia safely, ensuring they are properly packaged. Of course, human resources will be required to assist with regard to logistics. Nevertheless, let us keep our focus on the main issue faced in this field of work. The lack of essential resources to get the job completed is deeply concerning, as it poses a direct threat to the conservation of history and hinders the creation of future memories. Without appropriate space and necessary tools, how can one develop, conserve, maintain, and create? As highlighted above, those challenges are not given exceptions to most developing countries in Africa. What this means is that saving the ones that remain will allow us to keep our history alive. Hence that is the topic we want to discuss in the Barcelona ICA panel with other experts in archives sciences to find out how to preserve the future of archives in the world together.

En aquesta presentació es compartiran els resultats principals del projecte d'implementació d’una iniciativa clúster per a la millora de la competitivitat empresarial del sector de la gestió de la informació de Catalunya, que inclou les empreses i agents clau del sector dels arxius, la gestió documental i la gestió de dades. El projecte ha estat impulsat per la Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental (Departament de Cultura) en el marc del desplegament del Pla d'Arxius 2030.

Un clúster és un instrument de l’àmbit de l’estratègia i el desenvolupament empresarial que té com a objectiu la millora competitiva i el reforç del posicionament de les empreses que formen part d'una mateixa cadena de valor, és a dir, que pertanyen a un mateix segment de negoci i/o que satisfan les necessitats d’uns clients que poden ser comuns amb uns productors i solucions similars. Son agrupacions privades amb pressupost de funcionament propi, conformades per diferents agents d’una mateixa cadena de valor (principalment empreses, però també centres tecnològics i de formació, associacions, l’Administració pública, etc.). Son, per tant, un entorn únic que permet a les empreses obtenir coneixement estratègic sobre el seu sector, generar noves oportunitats de negoci, connectar amb altres empreses i agents, activar projectes transformadors o incrementar la visibilitat global del sector per tal de fer-lo més competitiu, dinàmic i innovador.

L’objectiu d’aquesta comunicació és donar a conèixer els resultats del projecte d'implementació del clúster del sector de la gestió de la informació a Catalunya, desenvolupat al llarg del 2025 per la Subdirecció General d'Arxius i Gestió Documental de la mà de Cluster Development, una consultoria especialitzada.

Es tracta d’un projecte que ha combinat l’anàlisi del negoci a nivell global i un procés de treball conjunt amb el sector a Catalunya. Ha constat de tres grans fases:

1. Un mapeig del sector dels arxius, la gestió documental i la gestió de dades de Catalunya, identificant les empreses del sector, els principals agents de l’entorn i els seus reptes de negoci.

2. L’anàlisi d'altres iniciatives internacionals i de les opcions estratègiques de futur per al negoci, identificant tendències globals i pràctiques diferencials per a Catalunya.

3. Un Pla d’accions i un model de governança del clúster, definint les actuacions a impulsar per mitjà d’un treball conjunt amb els principals agents implicats.

Durant la comunicació es compartirà com ha set aquest procés de reflexió estratègica amb el sector i els principals resultats obtinguts: el mapa, els reptes identificats, la visió i estratègia de futur, el pla d’accions consensuat i el model de governança per posar-lo en marxa.