Conference Agenda

Un registre authentique constitue une source d’information fiable et faisant autorité sur les données principales des administrations publiques. Les Archives nationales de Luxembourg souhaitent concevoir un tel registre centralisé et actualisé pour gérer le cycle de vie de tous les documents et données issus des référentiels de conservation des administrations. Ce projet renforce le rôle clé des Archives nationales dans le records management et la gouvernance des données administratives.

De manière générale, un registre constitue une source d’information fiable et faisant autorité sur les données principales des administrations publiques. Il existe de nos jours sous forme digitalisée et permet un échange digital des données de référence notamment entre administrations publiques. Par exemple, il existe un registre de sources authentiques pour les données de l’état civil, pour l’enregistrement des commerces et des sociétés etc.

Les Archives nationales de Luxembourg, après avoir mené un grand projet de réalisation de l’intégralité des tableaux de tri (ou référentiels de conservation) des ministères et administrations publics en sept ans, étudient la possibilité de constituer un registre des données de gestion du cycle de vie des documents et des données publics, dont elles assureraient la gouvernance. Les sorts finaux ou les durées d’utilité administratives sont amenés à évoluer pour des raisons pratiques ou légales : ces dispositions règlementaires mises à jour doivent être garanties et maintenues.

A l’heure où la gestion du cycle de vie doit s’appliquer plus que jamais de manière automatisée dans les différents systèmes de gestion de l’information, il ne s’agit plus de tenir une compilation de différentes versions de plus d’une centaine de documents réglementaires sous format bureautique. L’objectif est que toutes les entités autorisées puissent se connecter à une source authentique qui fasse autorité en matière de DUA et de sorts finaux, pour accéder à des données fiables. Le registre agit comme un catalyseur du principe du OnceOnly : plutôt que de démultiplier les règles de gestion dans autant de systèmes que d’administrations publiques, le processus est inversé. Le registre est un hub sur lequel les systèmes se connectent pour accéder aux données tout en assurant une conformité avec les réglementations en matière de gouvernance de données administratives comme la protection des données personnelles, l’open data, la transparence et la préservation numérique. Il concourt également aux principes du records by design en permettant l’ajout de métadonnées liées au cycle de vie dès la création des documents pour faciliter leur traitement futur.

Les Archives nationales renforcent ainsi leur rôle moteur dans le domaine du records management et dans la gouvernance des données liées au cycle de vie des documents produits par l’administration publique.

L’exposé présentera les objectifs et l’architecture du projet, actuellement dans sa phase de conception.

The National Archives of Japan is working toward the opening of a new building scheduled for 2030. Taking this as a chance, NAJ is seeking to become a more useful and accessible institution by further improving relations with the public as well as government agencies and local public archives. NAJ is committed to make every effort to meet society's expectations for passing down records and utilizing them in the future, aiming to enhance administrative and cultural value.

In Japan, government agencies had placed importance on ensuring the efficiency and fairness of operations by appropriately referring to precedents. Since around 2011 when the Public Records and Archives Management Act in 2011 was enforced, there has been a growing understanding that government records are to be utilized by current and future public to investigate and verify national policies. Thus, the National Archives of Japan, NAJ, has begun to focus on promoting their use.

In preparation for the opening of its new building scheduled for 2030, NAJ is working to make itself more useful and accessible places, first for the current and future public, second for government agencies, and third for local public archives and other institutions both in Japan and abroad.

For the public, NAJ is working to create an environment where archives are easily accessible by enhancing search support and reference functions so that the public can actively search for, analyze, and verify public records and archives that are the objective evidence that allows the public to trace and verify policies. NAJ is also focusing on learning support and public relations activities. For government agencies, NAJ will actively provide advice and support at each stage of record management from creation to disposal of public records, aiming to further enhance the quality and quantity of public records and archives. For local public archives, NAJ is actively providing support as a core institution among archives throughout Japan while building a nationwide network.

NAJ’s holdings had centered on archives that can be used to verify policies, but recently the transfer of criminal case records has begun. Also, as the expansion of the transfer of civil case records is being considered, the number of archives related to the rights and obligations of individuals is gradually increasing, and the collection of donated and deposited records is also expanding. These are reflection of society’s expectations for properly preserving public’s records and utilizing them in the future, and there is a demand for archives to evolve from being archives for government agencies to archives for everyone. In Japan, the perspective of joint ownership and utilization of records from the perspective of society as a whole has been weak in terms of record preservation. By making diverse records accessible, NAJ prospects that the public will be able to better connect themselves to their personal and regional history, leading to further usage of archives. Taking the opening of the new building as a good opportunity, NAJ is committed to make every effort to meet society’s expectations by expanding the functions of its facilities and enhancing its administrative and cultural values.

Like many other archives, National Archives of Australia (National Archives) is operating in a complex and rapidly changing environment. Technology is reshaping the information landscape, altering audience expectations and transforming the nature of archival collections.To meet this moment, National Archives recognised the need to evolve, and has developed a new strategy and suite of initiatives to manage its changing collection, prepare for the future and better connect people with the records.

National Archives of Australia (National Archives) has developed a new strategy and a range of initiatives to manage its growing and changing collection and to create enriched opportunities for audiences to discover, explore and access records.

In large, this transformation is a response to the effects of technological change, which is reshaping the information landscape, altering audience expectations, and transforming archival collections from predominantly analogue to increasingly digital.

Evolving to keep pace with these changes is vital not only for National Archives’ role, but for the role it plays in supporting Australian Government information management – a domain which is itself increasingly shaped by technological change.

To enhance its digital capability and effectively manage its digital collection, National Archives is employing a range of processes, including developing risk profiles, creating 3 copies of each file, and maintaining integrity checks and audit logs. National Archives is also undertaking multi-faceted capability-boosting initiatives and participating in professional networks and research partnerships.

In addition, National Archives is exploring emerging technologies, with efforts underway to identify how AI could improve collection access and search. But AI also presents risk, and in a world where AI-driven mis-information is rife, National Archives plays an increasingly important part in safeguarding truth, accountability and an authentic public record.

Looking ahead, National Archives’ future will depend more and more on building digital capability, with skilled staff who can work across the entire digital archiving workflow. As such, National Archives is investing in its people, with programs designed to build the next generation of archivists.

The journey ahead will be complex, but it’s also full of possibility. With the right mindset, the right tools and the right people, National Archives is working to ensure it remains not only relevant, but essential – a trusted source of truth in an ever-evolving world.

Les pays francophones d’Afrique Centrale et Occidentale produisent plusieurs linéaires d'archives papier. Si leurs archives de la période coloniale sont collectées et conservées aux Archives nationales, celles de la période postindépendance ne le sont pas, faute de bâtiments et d'espaces de conservation suffisants.

Comme solution, le politique propose la numérisation.

La numérisation est-elle la panacée au manque d’espaces de conservation du patrimoine archivistique en danger dans ces pays ?

Cette communication expose les risques encourus face à l'incapacité de la plupart des pays d'Afrique francophone de l’Ouest et du Centre, à collecter et conserver dans des magasins construits suivants les normes, leur patrimoine archivistique, notamment les archives historiques sur support papier ; les archives photographiques, audiovisuelles et phonogrammes, sur supports analogiques.

La recherche montre que cette incapacité est due à l'insuffisance, voire l'absence des bâtiments ou magasins de conservation pour accueillir les archives historiques. Ainsi, ces documents traitant et/ou documentant les affaires conduites par les officiers publiques ou les commis de l'État sont, dans le meilleur des cas, laissés à l'abandon dans des placards de fortune, dans des débarras disputant l'inconfort aux matériels usagers, ou sous les escaliers, parfois même sur le toit. Au pire, ils sont brûlés sans aucune précaution. L'archiviste, notamment le conservateur national des archives, commis assujetti aux Programmes gouvernementaux de développement, multiplie solutions et plaidoyers auprès des instances de décisions. Les priorités existentielles ont souvent raison des stratégies proposées pour renverser la situation : la santé, l'éducation, les pistes rurales, l'agriculture… Les archives sont souvent perçues comme des postes budgétivores "parfois sans intérêt", candidates idéales aux coupes budgétaires successives. " J'ai proposé un projet de construction d'un magasin de conservation des archives, mais à l'arbitrage budgétaire, le projet a été rejeté". Cette phrase revient chaque année au grand désarroi des archivistes et de leur hiérarchie immédiate. Quant au conservateur national, faute de budget conséquent et d'infrastructures de conservation, il ne parvient pas à répondre favorablement aux besoins des services producteurs.

Les enquêtes menées auprès des Archives nationales des pays d'Afrique francophone de l'Ouest et du Centre montrent que celles-ci ne disposent pas d'espace (bâtiments, magasins) suffisants pour la conservation de leur patrimoine archivistique. La plupart des décideurs de ces pays attendent ou exigent de leurs records managers et archivistes nationaux, des solutions innovantes basées sur les technologies numériques, comme facteurs déterminants de résolution du problème : " Il faut numériser" psalmodient-ils souvent.

Si cette solution est dans l'air du temps, aide-t-elle à résoudre le problème du record manager, de l'archiviste ou du conservateur national en manque criard de magasins de conservation dans un environnement où l’usage du papier tient encore le haut du pavé ?