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La preservación digital de documentos archivísticos requiere un Repositorio Archivístico Digital Confiable (RDC-Arq). En Brasil, la Resolución nº 51/2023 del Conarq establece directrices, incluyendo auditoría y certificación. Este estudio propone un modelo de diagnóstico para evaluar la adherencia institucional al RDC-Arq, basado en auditoría y cumplimiento normativo. Aplicado en el APEES, permite la autoevaluación y evolución en niveles, fortaleciendo la preservación digital y la gobernanza archivística.

En una sociedad cada vez más dependiente de la información en formato digital y ante la vulnerabilidad de este entorno, la implementación de un Repositorio Archivístico Digital Confiable (RDC-Arq) para la preservación de documentos archivísticos se vuelve cada vez más urgente. En Brasil, la Resolución nº 51/2023 del Consejo Nacional de Archivos (Conarq) establece directrices para su implementación, destacando, en relación con la versión anterior, la especificación de los requisitos de auditoría y certificación. Este estudio presenta un modelo de diagnóstico desarrollado en un proyecto de investigación con el objetivo de evaluar el grado de adherencia de una institución archivística a los parámetros de un RDC-Arq. Dada la importancia de la preservación digital en el contexto archivístico contemporáneo, el uso de un modelo de diagnóstico busca garantizar que las prácticas institucionales cumplan con los estándares nacionales e internacionales de preservación digital. Para ello, son esenciales metodologías de auditoría de sistemas y cumplimiento normativo, promoviendo un enfoque integral y eficaz. La investigación tiene un carácter exploratorio y descriptivo, pero también se clasifica como aplicada, ya que busca implementar los conocimientos adquiridos en el Archivo Público del Estado de Espírito Santo (APEES). El modelo de diagnóstico fue diseñado con cinco niveles de requisitos, cada uno acompañado de evidencias y acciones de progresión específicas. Además, los requisitos tienen pesos relativos a su importancia estratégica y operativa. Se concluye que este modelo puede servir como una herramienta de autoevaluación para instituciones que deseen implementar un RDC-Arq dentro del marco legal archivístico brasileño. Además de proporcionar una visión actualizada de la situación de cada institución, el modelo indica acciones de progresión que permiten evolucionar entre los diferentes niveles, contribuyendo a la consolidación de prácticas más sólidas de preservación digital.

La preservación digital de documentos tiene determinados requisitos para ser considerada confiable, siendo necesarios métodos que evalúen la forma en que se realiza. El análisis de confiabilidad de Souza (2023) identifica un bajo desempeño de los repositorios brasileños de la Rede Cariniana, evidenciando fragilidades que ponen a los materiales digitales preservados en los repositorios en eminente riesgo.

Dado que la producción de materiales digitales se ha vuelto común y, en algunos casos, obligatoria, es necesario que la preservación digital sea confiable y que existan parámetros para validar su implementación en las instituciones. Una institución que no cuente con instrumentos formalizados que delimiten su funcionamiento, estructura organizacional e infraestructura técnica, por ejemplo, puede poner en riesgo el material preservado, la memoria institucional e incluso el ejercicio de la ciudadanía.

En Souza (2023), se puede verificar el desarrollo de un método de evaluación de la confiabilidad de repositorios institucionales a través de un cuestionario de autoevaluación con una amplia cobertura de criterios de certificaciones, sellos y métodos de auditoría reconocidos internacionalmente. Para validar la metodología, se aplicó a la Rede Cariniana, que contiene 31 repositorios brasileños de todas las regiones del país e incluye instituciones de diversos tipos, como universidades, museos y bibliotecas.

El análisis de los resultados identificó un bajo puntaje promedio general, 4,27 puntos, de una escala máxima de 10 puntos, destacando el área de Metadatos con el puntaje más alto, 6,51 puntos, y el área de Certificaciones y Normas con el puntaje más bajo, 1,61. Destaca, además, la segunda área de evaluación con el puntaje más bajo, Estrategia y Responsabilidad, con 2,15 puntos, que evalúa la existencia formal de planes y políticas de preservación y del plan de continuidad.

El bajo desempeño de los repositorios, principalmente en el área que evalúa los documentos que guían su funcionamiento, expone la evidente fragilidad de los materiales actualmente preservados. A través de la política de preservación digital, los repositorios definen qué tipos de materiales deben preservarse, sus respectivas clasificaciones, tiempos de preservación, destinos finales, formatos y métodos de acceso, entre otros aspectos. La ausencia de este documento amenaza la realización eficaz de la preservación de los materiales de estos repositorios, permitiendo la inutilidad por obsolescencia de formatos, por ejemplo, o la pérdida permanente. Un cambio en los procesos de gestión de estos repositorios es urgente, comenzando por la elaboración de sus documentos base, de esta manera la historia será preservada y accedida de manera eficaz durante el tiempo necesario o a lo largo de las eras venideras.

SOUZA, M. V. B. Análise de confiabilidade nos repositórios digitais brasileiros: estudo de caso da Rede Cariniana. Disponible en: http://hdl.handle.net/10366/157860

Este trabajo trata sobre la verificación de la autenticidad de los documentos digitales en la fase de transferencia a las instituciones archivísticas. Su objetivo es presentar el grado de conformidad de las normativas del Consejo Nacional de Archivos y del Archivo Nacional de Brasil con los instrumentos del InterPARES2Project, de manera que las instituciones puedan tener confianza en que los procesos de verificación de la autenticidad garantizan que el material transferido es auténtico

Nuestro trabajo aborda los procedimientos de transferencia de documentos archivísticos digitales a instituciones archivísticas brasileñas, enfocándose en cómo ocurre la transmisión de la custodia para garantizar que los documentos transferidos sean considerados auténticos y que no haya dudas sobre su validez jurídica y administrativa. Partimos del supuesto de que el entorno del productor de archivos se vuelve inseguro para sus documentos cuando estos dejan de ser útiles para él. Para su mantenimiento a largo plazo o permanente, estos documentos deben ser trasladados a un entorno de preservación donde no sea posible ninguna alteración, bajo la custodia de un custodio confiable.Otro supuesto se refiere a la presunción de autenticidad de los documentos digitales, que debe ser demostrada debido a la vulnerabilidad del contexto tecnológico, particularmente en el momento de su traslado del entorno del productor al archivo, un momento de gran inestabilidad que puede generar dudas sobre el rigor de los procedimientos realizados y, en consecuencia, sobre la autenticidad de los documentos. Esta demostración puede ser verificada por el preservador a través de los Requisitos Benchmark, propuestos por el InterPARES2Project, que incluyen procedimientos y metadatos que identifican el contexto de producción de los documentos, cómo fueron mantenidos durante su ciclo vital y los controles aplicados a su producción, uso y mantenimiento. El Consejo Nacional de Archivos (2004; 2012) y el Archivo Nacional de Brasil (2015; 2016) han establecido normativas sobre la transferencia e ingreso de documentos digitales, considerando la necesidad de procedimientos de control e indicando metadatos que apoyan la presunción de autenticidad. Nuestro objetivo es presentar el grado de conformidad de estas normativas con los instrumentos del InterPARES2 Project, de manera que las instituciones archivísticas puedan confiar en que los procesos de verificación de autenticidad garantizan que el material transferido está libre de cualquier sospecha sobre su autenticidad.

In an emerging market like the Philippines, the global wave of digital transformation has compelled private companies to rethink how they do business and enhance the value they provide to customers. A critical aspect of this transformation is the digitization of legal and corporate records. This presentation will explore the journey undertaken by Ayala Corporation, one of the largest conglomerates in the Philippines, in response to the demand for digitization. And why this journey still goes on.

In the early 2000s, the global digital transformation gained significant momentum, driven by several factors such as technological advancements, business continuity, regulatory compliance, and demand for remote access. It shifted work from manual to digital and drove companies to rethink how to improve their business processes and client experience.

By the mid-2010s, the emphasis was directed towards cybersecurity and data privacy, leading to the creation and implementation of regulations such as the General Data Protection Regulation (GDPR).

In the Philippines, the enactment of Republic Act No. 8792, also known as The Electronic Commerce Law of 2000, along with the Data Privacy Act of 2012, is in response to the global digital transformation, which further encouraged private corporations to broadly adopt records digitization while protecting the human right of privacy.

This paper presentation will delve into the digitization processes of Ayala Corporation, one of the largest conglomerates in the Philippines, and its journey in transforming the records of its real estate company from a manual to a digital record system, making it digitally ready when the COVID-19 pandemic hits the country. It will tackle the major challenges encountered, the pain points, and lessons learned during the records digitization process. Additionally, it will discuss how new technologies such as artificial intelligence, cloud computing, and machine learning are now reshaping the digitization landscape.

Moreover, the paper presentation will explore the importance of preserving the company's history, improving records accessibility, and ensuring the security of digital records, as well as how all these combined efforts will impact the company, the business, and the stakeholders. And the role of archives in all these things.