Conference Agenda

En 2024, el Archivo General de la Udelar (AGU) creó un espacio de digitalización (EDDU) para preservar y acceder a una amplia y diversa tipología documental, papel, fotografías y archivos audiovisuales. A pesar de contar con instalaciones y equipos básicos, hay desafíos como la migración de materiales analógicos y asegurar espacio de almacenamiento y respaldo digital. Se destacan temas pendientes como la definición de prioridades de trabajo y la gestión de derechos de autor.

En 2024 en el Archivo General de la Udelar (AGU) se creó un espacio de digitalización para atender las demandas de la documentación que custodia dicho servicio.

El equipo interdisciplinario está integrado por archivistas, docentes y técnicos cuya formación se desarrolló en el marco del Laboratorio de Preservación Audiovisual (LAPA), una iniciativa de investigación y tratamiento integral con énfasis en la digitalización de materiales audiovisuales surgida en el AGU, que actualmente se encuentra ubicado en otra dependencia universitaria. El EDDU se creó entonces por la importancia de continuar brindando servicios de conservación, preservación y acceso, tanto a la documentación del área histórica como de gestión en la que se identifiquen materiales que por su fragilidad requieran de los servicios de este espacio.

Además de la digitalización en soporte papel y fotográfico, se custodian materiales audiovisuales y sonoros de soporte plástico y emulsión magnética. Al momento de crear el EDDU, el archivo ya contaba con depósitos acondicionados y con equipamiento necesario para el procesamiento de la información, pero faltaban otros aspectos fundamentales, lo cual constituyó en algunos casos dificultades y en otros oportunidades.

Entre las oportunidades, encontramos la posibilidad de considerar una cadena de trabajo adecuada al tratamiento integral de la documentación disponible, así como protocolos y reglamento, considerando las fortalezas y debilidades de la experiencia previa en el LAPA.

La cadena de trabajo inicia con la descripción y el ingreso a la base de datos, en software Access to Memory (AtoM). Luego pasa la etapa de inspección, limpieza y acondicionamiento físico de los materiales. En esta etapa es importante contar con un espacio que tenga en consideración la salud de los funcionarios al manipular materiales contaminados.

Para la digitalización se cuenta con software libre, que brinda independencia de actualizaciones y permite adecuarlo a las necesidades de la documentación.

La principal dificultad se vincula con encontrar equipos en buen estado para la migración de materiales analógicos de emulsión magnética. De todos modos cabe mencionar que el AGU cuenta con acuerdos con otros servicios universitarios que disponen de equipamiento, como por ejemplo, equipos de reproducción de materiales sonoros.

Algunas cuestiones para discutir

Respaldos y almacenamiento digital

Constitución de un comité consultivo para definir prioridades

Derechos de autor y acceso

Les arborescences bureautiques prennent souvent la forme de vracs numériques. C’est un constat qu’on partage tous, aussi bien dans nos propres contextes de travail que chez les services versants et producteurs avec lesquels nous travaillons.

L’objectif de cette intervention est de proposer des pistes de réflexion et d'échanger autour de la prise en charge de ces arborescences bureautiques.

Les arborescences bureautiques prennent souvent la forme de vracs numériques. C’est un constat qu’on partage tous, aussi bien dans nos propres contextes de travail que chez les services versants et producteurs avec lesquels nous travaillons.

L’objectif de cette intervention est de proposer un cheminement pour arriver à prendre en charge ces vracs numériques, les questions à se poser en amont, les traitements possibles, les outils que l’on utilise en France pour « nettoyer » ce type d’archives (Archifiltre-doc, ReSIP, Octave).

Il s’agit également de pointer les limites (actions restant manuelles, risques de perte et de corruption des données) et de présentant les nouvelles pistes explorées actuellement par le Programme Vitam à la demande de ses utilisateurs : module de collecte dans un contexte d’utilisation du système d’archivage électronique Vitam pour améliorer les échanges avec le service producteur, versement d’arborescences aussitôt récupérées afin de ne pas rompre la chaîne, etc.

Enfin, cette intervention permettra d’échanger autour de la collecte et du traitement des arborescences bureautiques.

El acceso a buena parte de los fondos del Archivo Histórico Nacional se sigue realizando mediante instrumentos de información tradicionales de difícil manejo para los usuarios y que precisan de mediación para ser accesibles y útiles. El proyecto desarrollado por el AHN trata de facilitar el acceso digital a los instrumentos, posibilitar su uso autónomo, conectar su información con la información descriptiva disponible en el entorno digital y ofrecerla en formatos abiertos y reutilizables.

Pese al gran esfuerzo desarrollado en las últimas décadas para incrementar la información albergada en sistemas de descripción normalizada y digitalmente accesibles, buena parte de la información sobre el patrimonio documental conservado en los archivos se encuentra todavía recogida en instrumentos de descripción y control tradicionales. En el caso de archivos de larga historia, como el Archivo Histórico Nacional, la utilización de estos instrumentos sigue siendo indispensable al ser la única vía de acceso a mucha documentación pendiente de describir conforme a la actual normativa internacional.

Sin embargo estos instrumentos, cuyas características no permiten el volcado en los sistemas de descripción normalizada, presentan importantes problemas de acceso y accesibilidad para los usuarios de los archivos, tanto por no encontrarse disponibles para la consulta fuera de sus salas, como por recoger la información de modo poco comprensible para públicos no especializados. Por ello, para ser accesible y útil, la información recogida en estos instrumentos requiere de mediación.

Por la enorme variedad de sus fondos, dilatada trayectoria de tratamiento documental y consulta pública, el AHN posee un gran número de instrumentos de información en esta situación. En respuesta a este problema se está desarrollando un proyecto de trabajo que persigue tres grandes objetivos:

1) Normalizar la información final ofrecida a los usuarios para lograr un uso autónomo de los instrumentos.

2) Conectar la información de estos instrumentos con la información descriptiva disponible en el entorno digital (navegación Portal de Archivos Españoles-Catálogo de la Red de Bibliotecas de Archivos Estatales).

3) Ofrecer la información relativa a los instrumentos en formatos abiertos y reutilizables.

Para ello, el proyecto que se encuentra en su fase piloto ha abordado las siguientes líneas de actuación:

* Normalización de formatos e instrucciones de uso de los instrumentos.

* Digitalización de instrumentos.

* Catalogación y carga de instrumentos en el CCBAE con enlace a PARES (macro y microdescripción).

* Generación de un tesauro de etiquetas para permitir la búsqueda por colecciones de instrumentos adaptadas al usuario en el CCBAE.

* Selección de registros descriptivos de PARES para su enlace con los instrumentos albergados en CCBAE.

* Puesta a disposición de los usuarios mediante la web institucional, PARES y CCBAE.