Conference Agenda

In this session, two ICA Fellows and Emmett Leahy Award winners argue for greater recognition of the intersections between the acts of creating, preserving and using records, archives and other sources of evidence and information, and specifically for increased collaboration and cooperation with allied organizations to achieve sustained results. The speakers advocate for strong partnerships across like-minded organizations, including groups promoting records management and digital preservation.

This session brings together two Fellows of the International Council on Archives, who are also recipients of the prestigious Emmett Leahy Award. The Emmett Leahy Award recognizes outstanding contributions and accomplishments that have had a major impact on records and information management. The speakers bring to their presentations extensive experience and knowledge not only with traditional archives but also with current records issues in the digital age.

The speakers highlight the changing nature of records and archives management and encourage stronger linkages between records, archives and allied professional organizations – particularly at the international level – to foster cooperation in the quest to capture and preserve the documentary evidence of society in all its forms and facets. The speakers look particularly at new opportunities for collaboration given the increased recognition of the role of archives in upholding human rights; and they argue for integrated, adaptable and collaborative approaches to training, education, and awareness raising.

The first speaker, Trudy Peterson, reflects on the changes she has seen in the records and archives profession over the decades and addresses the increased recognition in recent years of the importance of archives for the protection of human rights around the world. She illustrates how archives have been, and can be, used to uphold rights and enforce responsibilities, and she offers suggestions for how the ICA might work more closely with other agencies to strengthen public awareness of the importance of evidence as a protection against human rights violations.

The second speaker, Laura Millar, considers the critical role of education and training for records and records and archives professionals. Reflecting on her 40-year career as an archival consultant, educator, and scholar, she argues that the next step in archival development is to foster more diffuse and distributed educational and training initiatives, ranging from basic awareness raising to professional education. She offers a range of suggestions for public awareness raising, professional education, and continuing studies initiatives, to support capacity building, increase professional competency and raise public awareness of the importance of records and archives in society.

The two short presentations will be followed by an open discussion with members of the audience, to consider new potential areas of collaboration and cooperation.

Dans quelle mesure les associations professionnelles peuvent-elles jouer un rôle dans la défense des archives et des archivistes ?

Les associations professionnelles ont pour principal objectif de promouvoir la fonction des records managers et des archivistes dans la société et de défendre leur position face aux législateurs, aux décideurs, aux autres acteurs de la gouvernance de l’information et aux utilisateurs. Mais ce plaidoyer est-il si facile à construire et à défendre ? La voix des archivistes peut-elle porter dans la société où les enjeux à long terme sont souvent éclipsés par des enjeux de court terme ? Peut-elle porter dans une société où les enjeux archivistiques, même de court terme, sont contraints par l’omniprésence de considérations économiques et politiques qui freinent souvent plus qu’elles ne facilitent la mise à disposition des archives au service de la transparence démocratique ? Par ailleurs, la profession des records managers et des archivistes partage-t-elle une vision si claire du rapport entre archives et société ?

Telles sont ces réflexions que l’AAF souhaite présenter à l’occasion du congrès, en portant un regard critique sur les derniers plaidoyers qu’elle a souhaité porter depuis plusieurs années : élaboration du RGPD, articulation entre accès aux archives et secret de la défense nationale, lutte contre la destruction d’archives par des élus, accès aux cahiers citoyens en France.

The “presentation” will at first describe the scope and objectives of the Truth and Reconciliation Mechanisms Archives Locator Project and the location and access to their archives, the investigative methodology including the contribution of the archival community and the challenges encountered. The second part will be a presentation of the newly released database. The third part will be a high-level quantitative analysis of the data. The fourth and final will be toward the future of the database.

According to Priscilla B. Hayner in her book "Unspeakable Truths, “A truth mechanism is focused on the past [...]; investigates a pattern of events that took place over a period; engages directly and broadly with the affected population, gathering information on their experiences; is a temporary body, with the aim of concluding with a final report. [...] Truth mechanisms are typically tasked with some or all of the following goals: to discover, clarify, and formally acknowledge past abuses; to address the needs of victims; to “counter impunity” and advance individual accountability; to outline institutional responsibility and recommend reforms; [...] promote reconciliation, reduce conflict over the past”.

Since 1951, hundreds of Truth and Reconciliation Mechanisms have relentlessly investigated, and collected evidence or testimonies related to past human rights violations all over the world.

Called Truth and Reconciliation Commission, Investigative Commission, Commission of Inquiry, Truth and Justice Commission or, sometimes, legal procedures like class actions, these utmost important missions that they carried have sometimes been conducted at the local, national or international level. They have often published a report and sometimes issued recommendations related to the question of archives. Most importantly, they have most of the time constituted a body of records supporting the production of their report. But what happen to this wealth of information when these mechanisms inevitably closed. Are they preserved, are they accessible and under what conditions?

For the past 5 years, the ICA Section on Archives and Human Rights has investigated to locate those archives and today can present the initial conclusions of its project with the creation of a platform showcasing the data collected during the project.

Los derechos humanos no solo se violan en guerras y dictaduras. Las empresas son protagonistas de casos flagrantes de violaciones de derechos humanos que, amparándose en el derecho a la propiedad privada y con la dificultad que supone su actuación global, se cometen con total impunidad. Las Naciones Unidas emitieron los Principios Rectores sobre las Empresas y los Derechos Humanos y está trabajando en un Tratado que sirva para acabar con estos desmanes. Los archiveros tenemos mucho que aportar.

Desde la última década del siglo XX hasta la actualidad, informes de relatores de las Naciones Unidas como Joinet, Orentlicher o Pablo de Greiff han tomado conciencia del papel de los archivos en el esclarecimiento de la verdad, la impartición de la justicia, la reparación a las víctimas y las garantías de no repetición en el caso de las violaciones de derechos humanos, asentando una nueva generación de derechos, como son el derecho a saber y el derecho a la verdad.

Sin embargo, los derechos humanos no solo se violan en guerras y regímenes dictatoriales. Las empresas, especialmente las transnacionales, son cada vez más las protagonistas de casos flagrantes de violaciones de derechos humanos que, amparándose en el derecho a la propiedad privada y empresarial, y con la dificultad que supone su actuación en puntos de todo el planeta, se cometen con total impunidad. Las Naciones Unidas, conscientes de ello, emitieron los Principios Rectores sobre las Empresas y los Derechos Humanos, conocidos como Informe Ruggie, y está trabajando en la actualidad en un Tratado Vinculante que sirva para aplicar estos principios de manera realista. Si bien es cierto que los Principios Rectores no contemplaban el valor que el acceso a los archivos puede aportar en su aplicación, el proyecto del Tratado Vinculante está en parte subsanando dicho déficit, lo cual, a nuestro parecer, supone conjurar el riesgo de quedarse en una simple declaración de intenciones.

Aplicando el esquema establecido por los Principios Ruggie, los actores responsables en la defensa de derechos humanos a través de los documentos y los archivos son: los Estados, las empresas e incluso los posibles afectados. Llevándolo a nuestro campo de acción, los Estados deben garantizar que los documentos que produzcan en su labor de vigilancia se integren en el sistema de archivos públicos. Las empresas, por su parte, deben asegurarse de que sus documentos reciban un tratamiento adecuado, garantizando su conservación y haciendo posible su disposición y comunicación como vías de garantía de transparencia en sus actuaciones. También las ONG y sindicatos deben construir sus sistemas archivísticos con el fin de canalizar las denuncias de violaciones de derechos humanos por parte de las empresas.

El tejido empresarial debe tomar conciencia de que es absolutamente preciso preservar el testimonio de la actividad empresarial, y de que sean las propias empresas quienes lleven a cabo esta labor por medio de su propia organización corporativa. La utilización de las nuevas tecnologías aplicadas tanto a la gestión como a la consulta de los documentos podría contribuir a facilitar la labor de acceso.

A través de esta presentación, se analizará por qué el acceso a los documentos de archivos empresariales es esencial para llevar a cabo una verdadera política que sirva para proteger, respetar y reparar a las víctimas de estos abusos.