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Theories and practices for managing records as authoritative information that have developed over time vary. This presents considerable challenges in ensuring transparency, accountability, and interoperability. With the advent of AI, there are even greater risks that information management may become a space where quick and cost-effective decisions are sought without giving enough consideration to the people who are affected by those decisions. Despite a heightened awareness that AI reproduces the same systemic bias that arise from behavioural patterns, policies and practices embedded in social structures, and may even exacerbate them, organisations are increasingly entrusting AI algorithms with the task of making and implementing decisions, thereby reducing human involvement, transparency and supervision. It is, therefore, crucial to address AI's impact on recordkeeping practices. Information science and data science are often seen as separate disciplines, despite their interconnections. To better understand the relationship between information and data, we need an interdisciplinary approach that considers the social, cultural, and ethical dimensions of data. This will help address biases in information systems. This paper emphasizes the need for a collaborative shift towards a human-centered information governance model.

Good information management plays a key role in terms of trust, traceability, and transparency of decisions by public agencies. Accessing information should be straightforward, and procedures must comply with legal standards and quality requirements. However, mishandling of information and records is a common issue that often attracts media attention. This can arise from structural problems within information systems, leading to inadequate access or data breaches. Additionally, unconscious human error or a lack of oversight can contribute to these issues. Mishandling may also involve fraud, criminal activities, or ethical misjudgements. Scandals stemming from poor information management, inadequate record creation, or problems such as information leakage, loss, or improper distribution pose significant challenges for individuals, organizations, and society as a whole. Prioritising the use of AI algorithms lacking human oversight as well as some transparency on decision making over the implementation of authoritative information management systems and policies may result in high-profile and catastrophic disasters. This paper will discuss prominent case studies involving the mismanagement of information. The analysis of a series of scenarios involving high profile, real life scandals concerning the mismanagement of information will demonstrate the impact of recordkeeping failures or omissions on people’s lives, and the urgent need for change in how organisational records are created and managed worldwide. We will conclude with a reflection on possible ways to mitigate such information scandals.

This paper highlights the importance of records in determining people’s experiences of their lives and the value of creating and managing records that protect the rights of individuals and communities. Today’s complex digital environments present challenges of how to process and manage data and information in ways that not only support compliance but are also consistent with societal values, such as inclusivity and sustainability, and in so doing preserve meaningful access to information that warrants trust. We consider imaginaries, future alternative techniques, and scenarios prioritizing people and ethical concerns in recordkeeping. Key to this analysis will be surfacing the relational dynamics that characterize the nature of the record, re-framing the analytical gaze to raise humanity as a central recordkeeping precept.

This paper will outline the features of a new conceptual model for records management, recordkeeping informatics. The model was initially proposed by academics at Monash University (Frank Upward, Barbara Reed, Gillian Oliver and Joanne Evans) and is being further developed by this multinational team of authors. The recordkeeping informatics model identifies three facets for analysis, namely information culture, business processes and access, and emphasises the critical importance of metadata data and continuum thinking. We argue that recordkeeping informatics provides the means to deepen and expand the theoretical basis of records management which is essential to ensure future archives. This requires a paradigm shift in thinking about the broadly accepted practice of records management and has profound consequences for many assumptions underlying existing education curricula in many parts of the world. We conclude the paper by discussing the implications of recordkeeping informatics for records management pedagogy.

La Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) es una institución que se distingue por el patrimonio histórico, cultural y natural que resguarda. Para su consulta y difusión dispone de distintos medios y espacios, por ejemplo: el archivo histórico, los repositorios digitales, la biblioteca central, los museos y las reservas naturales. Se cuenta también con un Comité de Catalogación del Patrimonio Cultural de la UNAM; además, algunas entidades universitarias albergan colecciones y archivos con características patrimoniales. El caso de la Escuela Nacional de Estudios Superiores, Unidad Morelia, destaca por custodiar el archivo personal del artista Alfredo Zalce; es desde este lugar que compartimos la experiencia de su organización y resguardo, así cómo la forma en que nos ha llevado a replantear procesos de enseñanza, accesibilidad y divulgación mediante herramientas tecnológicas o medios digitales.

Consideramos que estudios de caso como éste permiten a las instituciones universitarias y a quienes formamos a profesionales en el manejo de archivos y patrimonio, problematizar, realizar diseños metodológicos y diseñar estrategias de acción de forma conjunta, reuniendo a docentes, estudiantes y especialistas. De esta manera, el proceso de aprendizaje tiene una mayor significación, permitiendo que el archivo y el patrimonio sean entendidos y trabajados desde situaciones reales. Así, en nuestra participación presentamos el caso del Fondo Alfredo Zalce y su implementación en la licenciatura en Administración de Archivos y Gestión Documental durante los 10 años que tiene en la Escuela, como un ejercicio que nos da la posibilidad de revisar las trayectorias pasadas y proyectar las que habrán de seguir en el futuro inmediato las líneas que entrecruzan archivos y humanidades digitales en las universidades.

En el Perú, la mayor parte de los repositorios (GLAM en inglés por: Galerías, Bibliotecas, Archivos y Museos) no cuentan con bases de datos estandarizadas, ni con un sistema de catalogación que afronte los nuevos retos en términos de las demandas de consulta digital de usuarios e investigadores. Esta problemática, que es común a múltiples archivos y repositorios del país y de la región, se debe a dos factores principales: la dificultad al interior de las instituciones para movilizar recursos económicos para el desarrollo e implementación de softwares de catalogación y la dificultad de movilizar recursos humanos suficientes para emprender procesos de catalogación intensiva de sus acervos documentales y patrimoniales. A partir del uso de metodologías de Humanidades Digitales, la archivística universitaria puede contribuir a dar respuesta a esta problemática, al abordar las necesidades de accesibilidad digital que garantizan el derecho al patrimonio cultural.

Presentamos la experiencia del Archivo Histórico Riva-Agüero (AHRA), repositorio universitario de la Pontificia Universidad Católica del Perú, que conserva el principal acervo documental del país en manos privadas. El principal reto que enfrenta el archivo es su accesibilidad digital, de modo que este valioso acervo documental esté al servicio de la comunidad académica dentro y fuera del país. El proyecto AI-2 Archiving, tiene como objetivo la implementación de un software de catalogación de código abierto para el registro de las colecciones documentales del AHRA. Esta implementación conlleva el desarrollo de un kit de herramientas de Inteligencia Artificial, para la estandarización y limpieza de sus bases de datos. La diversidad de soportes y tipos de documentos que albergan las 86 colecciones de este Archivo, cuyos documentos más antiguos datan del siglo XVI, lo convierte en un piloto excepcional para el desarrollo de un sistema de catalogación que permita su uso en otras colecciones documentales y patrimoniales peruanas.

El Laboratorio de Patrimonio Documental y Humanidades Digitales de la Pontificia Universidad Católica de Chile aborda el desafío de pensar de manera transversal las necesidades de las diversas colecciones y fondos documentales existentes en la universidad, en cuanto a utilización de las tecnologías y las humanidades digitales en el proceso otorgar acceso, comunicar y preservar el patrimonio documental universitario. La situación inicial, tanto en el ámbito de la universidad como en el ámbito nacional, es una atomización de iniciativas de archivos como unidades, iniciativas y proyectos que gestionan fondos y colecciones históricas aplicando diversos y disímiles enfoques para la organización, la descripción y la divulgación del patrimonio documental.

Estamos interesados en proponer una discusión que ponga el foco en el trabajo interdisciplinar para identificar metodologías de trabajo adecuadas a la práctica y gestión de nuestras universidades y que puedan ser transferidas y aplicadas fuera del contexto universitario.

Por ello, en esta presentación, desarrollaremos algunas de las principales líneas abordadas por el laboratorio. En primer lugar, exploraremos proyectos colaborativos universitarios que trasciendan el ámbito académico, estableciendo nuevas formas de vinculación entre la archivística, las humanidades digitales y la sociedad. En segundo lugar, reflexionaremos sobre los desafíos del acceso abierto y la democratización del conocimiento, examinando cómo los laboratorios universitarios pueden responder desde una práctica interdisciplinaria. Finalmente, abordaremos la importancia de enseñar habilidades prácticas mediante herramientas de gestión que sean transferibles y replicables, conectando las humanidades digitales con la práctica archivística.

Estas líneas de acción no solo buscan mejorar la gestión del patrimonio documental dentro del ámbito universitario, sino también generar un modelo replicable que promueva la democratización del conocimiento en otros contextos.