Conference Agenda

La aparición del derecho al olvido ha dado lugar no solo a un profundo debate sobre el alcance de su aplicación sino también a una importante movilización frente a la posibilidad de que los archivos fueran obligados a la supresión de datos. Los logros de esa movilización quedan reflejados en la “excepción archivística” incluida en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, que supone un extraordinario caso de éxito en la cooperación archivística internacional.

Para los profesionales de los archivos la aparición del derecho al olvido ha dado lugar no solo a un profundo debate interno sobre el alcance de su aplicación sino también a una importante movilización frente a la posibilidad de que los archivos fueran obligados a la supresión de datos. Ante esta posibilidad, las reacciones de los movimientos pro libertad de expresión y, muy especialmente, de los profesionales de los archivos ante el primer proyecto de Reglamento europeo de protección de datos de carácter personal, fue de una extraordinaria importancia. El proyecto de reglamento planteaba las condiciones en que podía exigirse la supresión de datos personales conservados por una entidad u organismo. Los logros de esa movilización quedan reflejados de forma nítida en la redacción definitiva del Reglamento europeo de Protección de Datos, aprobado en 2016 y en vigor desde 2018, que exceptúa a los archivos de interés público de esa posibilidad, en la que podríamos denominar “excepción archivística”.

Los archiveros han hecho un acompañamiento comprometido a las directivas europeas y leyes nacionales que sobre protección de datos se han consolidado en Europa desde la Conferencia de Naciones Unidas sobre derechos Humanos celebrada en Teherán en 1968 en la que se asumió por primera vez la necesidad de abordar el impacto de la informática sobre la vida privada de las personas y de estudiar los riesgos que podía entrañar la utilización masiva de los datos personales por las nuevas tecnologías de la información. El “derecho al olvido” debe enmarcarse en el contexto de esa limitación del uso de esos datos sobre la vida privada de las personas mediante las tecnologías de la información.

Esta ponencia tratará de resaltar:

1.- El extraordinario caso de éxito en la cooperación archivística dentro y fuera del mundo de los archivos que supuso la incorporación de la “excepción archivística” al ejercicio del derecho a la supresión de datos o “derecho al olvido”, recogido en el artículo 17 del Reglamento General de Protección de Datos.

2.- La importancia del papel de los profesionales de los archivos en la aplicación de la legislación de acceso a la información y en el equilibrio que de la misma se desprende para hacer valer el derecho a saber y el derecho a la verdad sin menoscabo de la protección de la privacidad. En Europa, los archivistas hacen esa labor desde que se aprobaron las primeras directivas de la Unión Europea sobre protección de datos de carácter personal.

The GDPR’s passing in 2016 was an archival success story: the final text reflected the concerns of the sector's lobbyists. However, the implementation of the GDPR’s archival derogations in Germany has proceeded in a fragmented manner so that some states do not fully benefit from them, while confusion has been created by some commentaries. This paper outlines the challenges for German archives services in trying to take advantage of the GDPR and invites reflection on other countries' experiences.

The GDPR was passed in 2016 and came into force in 2018. It was, overall, an archival success story, with the final text reflecting the concerns of archivist-lobbyists from a number of different countries in its generous exceptions and derogations. The European legislative process was extraordinarily responsive to archival demands and the end result has arguably strengthened the position of public archives. In fact, in a federal country like Germany with a complicated and fragmented legal system, the GDPR’s precedence in the hierarchy of norms and direct applicability make it a powerful new tool with which archivists can enforce accessioning from government agencies that attempt to block it based on data protection concerns.

However, the implementation of the GDPR’s archival derogations in Germany has proceeded in a disordered and incomplete manner, so that some federal states do not fully benefit from them. The fact that the GDPR’s scope covers ordered analogue as well as digital records, the exception for archival processing contained in Art. 5 in conjunction with Art. 89, and the nature of the public interest requirement, are not sufficiently understood and have led to problems in practice, notably unnecessary attempts to determine whether individual instances of archival processing are in the public interest. Sometimes the GDPR’s specific archival regulations are overlooked completely in favour of applying its general, stricter rules to archives. While the language of the GDPR is sometimes insufficiently clear, additional confusion has been caused by some commentaries by (respectively) jurists who lack experience of the realities of archival practice, and archivists without training in the interpretation of EU law.

Our paper will briefly examine the success of the international archival lobbying efforts and then proceed to a discussion of the implementation of the archival derogations in the German federal states, taking three or four states as case studies. Finally, an analysis of the interpretative confusions that bedevil archivists in Germany when trying to interpret and take advantage of the GDPR’s regulations for archives will round off the presentation, and invite reflections from the audience on archival experiences with the GDPR in other countries.

La Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública de Catalunya (GAIP) vetlla pel dret d'accés a la informació pública dels ciutadans i actua com a òrgan prescriptor en matèria de gestió documental. Destaca per integrar juristes i arxivers, permetent una visió holística del dret d'accés. Es considera la GAIP com un model d'òrgan a seguir, atès que provoca que la manca de sistema de gestió documental no sigui utilitzada com a límit d'accés a la transparència.

La Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública (GAIP) de Catalunya és un òrgan de designació parlamentària dedicat a vetllar pel dret d'accés a la informació pública en mans de les administracions catalanes, que sol·liciten els ciutadans. En cas que l'administració de torn, no consideri que el ciutadà hi té dret, aquest pot recórrer a la GAIP per veure preservat el seu dret. La GAIP va ser creada el 2015 i un dels seus elements diferenciadors en comparació a d'altres òrgans de garantia ha estat que, per facilitar l'accés dels ciutadans, ha exercit d'òrgan prescriptor per millorar els sistemes de gestió documental de les administracions catalanes. En concret, en aquest ponència destacarem:

a) Com la GAIP ha esdevingut una prescriptora qualificada de mesures que ajuden a complir amb la necessitat legal de disposar d'un sistema de gestió documental que afavoreixi l'accés a la informació pública i potencïi internament l'ecosistema de governança de la informació.

b) Com això ha estat possible gràcies a la composició de la Comissió, formada per juristes i arxivers, fet que permet avaluar el dret d'accés amb una visió holística on la raó jurídica i la raó arxivística conviuen amb igualtat de condicions. I es complementen.

c) Com la GAIP pot ser considerada com la comissió de garantia més arxivística del món i com es pot utilitzar com a model a emular per part d'altres òrgans semblants en qualsevol país del món.

d) Com és important que es comptabilitzin les peticions d'accés a informació pública en arxius públics conjuntament amb les peticions que arriben comunament a les administracions, a fi i efecte que tant aquestes com els ciutadans vegin que les peticions són moltes més de les que surten a les estadístiques, i no estem parlant de la defensa d'un dret menor.

e) Com el concepte d'evidència, gràcies a la gestió documental, ve reforçat. Més enllà dels límits jurídics previstos per la legislació vigent, des de la Comissió es considera com a un dels límits principals i més nocius el de no proveir accés per no disposar d’un Sistema de Gestió Documental.

Amb l’objectiu d’acomplir amb les prescripcions de la normativa estatal i autonòmica relativa a la memòria democràtica i la reparació de les víctimes del franquisme, així com també amb les disposicions de la normativa de transparència i accés a la informació, l’Arxiu General de la Diputació de Barcelona va publicar les dades extretes de l’anàlisi i tractament arxivístic dels expedients de la sèrie documental G0503 Represàlia política, del fons documental de la Diputació de Barcelona.

El 17 de novembre de 2023 es van publicar en obert les dades del personal de la Diputació de Barcelona depurat durant el franquisme. Recordem que la depuració del personal funcionari va ser un dels mecanismes de control del règim franquista que tenia com a finalitat separar i destituir els funcionaris públics “desafectes” a les administracions locals. En el cas de la Diputació de Barcelona, el 17 de febrer de 1939, la Comissió Gestora va aprovar una disposició que declarava cessats tots els funcionaris de la Generalitat Republicana i deixava en suspens el personal que havia format part de la Diputació de Barcelona amb anterioritat al 1931, que va ser objecte d’un procés de depuració.

En una primera fase es van publicar les dades extretes de l’anàlisi i tractament arxivístic dels 1.924 expedients de depuració, 56 expedients de revisió de la depuració i 124 expedients de reclamació d’havers, custodiats a l’Arxiu General de la Diputació de Barcelona, un treball de descripció i digitalització que s’ha dut a terme entre els anys 2021 i 2023 amb el finançament a càrrec del Programa de Memòria Democràtica de la Diputació de Barcelona.

La informació d’aquests expedients de depuració i rehabilitació del personal està disponible en format reutilitzable a Expedients de depuració del personal a la Diputació de Barcelona durant el franquisme.

Les dades dels expedients també es poden consultar al web de l'Arxiu General https://www.diba.cat/web/arxiu/depuracio-personal, que inclou un cercador que permet buscar per nom i cognoms del funcionari/ària, municipi de naixement, gènere, lloc de treball, si va ser sancionat/da o no, i tipus d’expedient (depuració, revisió de depuració o de reclamació d’havers).

La publicació d’aquestes dades constitueix una primera fase d’un treball que culminarà el 2025 amb la publicació íntegra dels expedients originals digitalitzats i amb l’establiment per part de la corporació d’un procediment de reparació i rehabilitació del personal de la Diputació de Barcelona depurat i també d’aquells que van exiliar-se o no van poder sol·licitar la readmissió.