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En esta comunicación se expone la experiencia y el trabajo realizado, desde hace años, para que el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid esté preparado y pueda gestionar adecuadamente un desastre y una situación de emergencia, lo que ha supuesto a la vez un reto y una oportunidad para sus profesionales.

Desde hace tiempo el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid está trabajando en la planificación para la prevención y gestión de emergencias con el doble objetivo de intentar que estos sucesos no se produzcan, y si se producen poder responder de forma eficaz y rápida para minimizar los daños a las personas, bienes y documentos.

Este tema es relativamente “nuevo” y se ha convertido en un asunto fundamental para cualquier institución, más para un archivo cuya labor indispensable es la protección y conservación del patrimonio documental que custodia en cualquier situación. Por ello la preparación ante desastres y la gestión de emergencias forma parte del programa de preservación y conservación como un elemento más de la gestión documental del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, que implica e involucra a todo el personal, en distintas formas y niveles, de todos los servicios y unidades del centro.

A pesar de ser un asunto totalmente relacionado con las necesidades y objetivos del archivo, supera la formación y experiencia de sus profesionales, planteando problemas técnicos complejos que requieren un alto grado de conocimiento y especialización en distintas áreas. Planificar la preparación y respuesta para emergencias del Archivo Regional ha requerido la participación de un equipo de trabajo interdisciplinar y colaborativo, con especialistas de distintos ámbitos (públicos y privados) con conocimientos y habilidades de campos profesionales distintos a los archiveros como son, seguridad de los edificios e instalaciones, mantenimiento de edificios, instalaciones, sistemas y equipos, seguridad informática, gestión económica, etc.

La planificación de la respuesta del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid ante emergencias se está elaborando a medida del centro, de acuerdo con su situación, documentos que custodia, instalaciones, recursos etc. y cuenta con dos planes intrínsecamente relacionados. El primero, el Plan de Autoprotección, actualizado en el 2023, cuyo objeto es proteger fundamentalmente personas y también bienes. Se integra en el Plan de Emergencia Municipal del Ayuntamiento de Madrid (PEMAM) y este se incluye en el Plan Territorial de Protección Civil de la Comunidad de Madrid (PLATECAM). El segundo, en el que se centra esta comunicación por ser un tema directamente relacionado con las funciones archivísticas, es el Plan Gestión de Desastres y Salvamento de documentos, que establece medidas preventivas y protocolos de actuación, siempre que la seguridad de las personas esté garantizada.

El desarrollo de este segundo plan ha supuesto un reto y una oportunidad para los profesionales del archivo. Un reto por el esfuerzo y el trabajo dedicado a un tema complejo y ajeno a la formación como archiveros, y una oportunidad que permite a los archiveros conectarse, compartir e intercambiar conocimientos con otros profesionales; además contribuye a conocer, analizar y, en su caso, mejorar los edificios, instalaciones y sistemas, y con ello reducir el riesgo de desastres del Archivo Regional.

Por este motivo, el objeto de esta comunicación es presentar ante la comunidad archivística el planteamiento del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid en cuanto a la estructura de su respuesta ante desastre imprevistos.

El Archivo General de Palacio es uno de los primeros archivos españoles que dispone de Plan de Salvaguarda, presentado en marzo de 2024. Su elaboración es responsabilidad de los técnicos del Archivo y de la Vocalía de Seguridad de Patrimonio Nacional.

El trabajo está sujeto a revisión constante y para ponerlo en práctica se programan simulacros. Algunos de los documentos técnicos en los que está basado pertenecen al Ministerio de Cultura, al Plan Nacional de Emergencias y al IPCE.

El Archivo General de Palacio es uno de los primeros archivos españoles que dispone de Plan de Salvaguarda, presentado en marzo de 2024. Su elaboración, iniciada en 2022, es responsabilidad del equipo técnico del Archivo y de la Vocalía de Seguridad de Patrimonio Nacional.

El documento se divide en cuatro capítulos y un anexo, siendo el primero el dedicado a la identificación de riesgos y descripción esquemática de cada uno de los espacios del Archivo. El segundo se centra en los planos diseñados de forma específica para la evacuación de las colecciones y en los recursos humanos existentes. De esta manera, se hace referencia tanto al personal del centro como al apoyo externo con el que contar en caso de emergencia.

En cuanto al tercer capítulo, éste recoge las distintas medidas que se deben aplicar, detallando aspectos como las mejoras solicitadas, documentación prioritaria a evacuar en caso de siniestro, composición de los equipos de salvaguarda, recursos materiales, mecanismos de revisión, etc.

El último capítulo señala, paso a paso, cómo se ha de actuar en las dos situaciones de emergencia más probables: el fuego y el agua; mientras que el anexo se compone de los planos del archivo, de un listado de responsabilidades y acciones asignadas a los miembros del equipo, así como de un cuadro de identificación y datos de contacto de cada uno de ellos.

Al ser un documento vivo, el Plan de Salvaguarda está sujeto a actualizaciones periódicas, y para ponerlo en práctica se realizan simulacros anuales. Cada edición se centra en un aspecto específico, con el objetivo de comprobar su eficacia e identificar posibles fallos.

Para la elaboración del Plan se han utilizado diferentes modelos y documentos técnicos, procedentes de instituciones de referencia como el ICA, el Instituto del Patrimonio Cultural de España o el Ministerio de Cultura.

Otra cuestión trascendental es la formación continua de los responsables en cuanto a técnicas de conservación preventiva y minimización de riesgos, emergencias y elaboración de planes de salvaguarda. Además, en lo que respecta al equipo del Archivo, se prevé la organización de un taller de técnicas de tratamiento documental en situación de siniestro impartido por el personal de restauración de papel de Patrimonio Nacional.

Our profession needs to develop its thinking, articulation and advocacy on public policy and legal issues affecting archives to participate more effectively in the mainstream of policy debate and achieve better outcomes in legal provision

Archives are increasingly impacted by legal and policy agendas fromagendas from external policy domains. Service users’ needs and expectations, too, may be driven by requirements that are not well understood in terms of traditional archival access, through the mediation of the usual entry points such as catalogues.

In this short paper, Malcolm Todd – the chair of the ICA Expert Group on Legal Matters [EGLM] - will propose that in an increasingly connected and automated world the objectives of archival management are an essential bulwark against misinformation. He further argues that archives will ultimately prove to be the custodians of reliability and authenticity in an AI-driven environment. However, that means as a profession we have to engage beyond our usual professional boundaries with stakeholders who have not yet realised they need us. This has implications for policymakers, national archives, professional bodies and training programmes.

Legislation designed to redress societal injustices, protect privacy or intellectual property and determine access is frequently framed absent the potentially significant archival contribution. This gap can even threaten actual harm to the historical record. In reality we should be going beyond our own domain but will be stuck at the start if we cannot rearticulate our mission in terms of mainstream concerns. It is particularly important we participate as technological developments, otherwise societal measures for the governance of the information will ultimately be driven by other disciplines.

Looking broadly at three examples that draw on EGLM's work in: copyright, access and personal data protection the paper will refine candidate policy problem[s] those issues pose for our profession and how we might better advocate and influence broader agendas and the development of legal frameworks. Exemptions, exceptions and carve-outs have their utility but are best advocated for in terms of broader societal objectives.

This presentation explores the establishment of expert groups through a joint-venture project between the National Archives of Malaysia and SARBICA, funded by ICA PCOM, aimed at addressing Southeast Asia’s archival challenges. The first phase of the workshop was held to develop key strategies, including drafting a Terms of Reference (TOR) and aligning regional goals with global initiatives to foster cooperation and advancing archival practices in Southeast Asia.

This presentation explores the strategic efforts to establish expert groups within the Southeast Asia Regional Branch of the International Council on Archives (SARBICA), a foundational regional body with a 56-year legacy of fostering archival collaboration and innovation. Responding to the unique archival challenges of Southeast Asia, SARBICA has prioritised the development of an expert group to address regional needs, promote knowledge sharing, and strengthen its global engagement.

The initiative was led by the National Archives of Malaysia, which secured support from the ICA and hosted a two-day workshop designed to lay the groundwork for this expert group. The workshop’s agenda, facilitated by international collaborators, included critical discussions on drafting a Terms of Reference (TOR), defining membership criteria, creating a directory of experts, and aligning regional priorities with global archival initiatives.

This session will contextualize the project’s origins and objectives and detail the workshop’s design and delivery, including innovative methodologies and collaborative activities that fostered dynamic engagement.

Concluding the presentation, the outcomes of the workshop will be shared, including SARBICA’s progress toward formalising the expert group, initial successes in implementation, and future strategies for sustaining its impact.

This scholarly discussion underscores the importance of regional cooperation in addressing shared archival challenges and highlights SARBICA’s commitment to advancing archival practice in Southeast Asia through innovation and collaboration.