Information/Datenschutzerklärung (gem. Art. 13 DS-GVO)
& Einwilligung (gem. Art. 7 DS-GVO)
1st European Fluid Dynamics Conference (EFDC1) vom 16.9.2024 bis 20.9.2024 in Aachen, Deutschland
Rechtsverbindlich ist ausschließlich diese Fassung in deutscher Sprache der Information/Datenschutzerklärung für die Veranstaltung EFDC1. Wir bieten eine Fassung in englischer Sprache an, die ausschließlich der Information dient.
1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:
Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
Für die Umsetzung der EFDC1:
RWTH Aachen University
Lehrstuhl für Strömungslehre und Aerodynamisches Institut
Herr Univ.-Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Schröder (he/him)
Wüllnerstrasse 5a
52062 Aachen
Telefon: +49 241 80 95410
E-Mail: office@aia.rwth-aachen.de
2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Erreichbarkeit der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:
Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
a) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten folgende, von Ihnen angegebenen oder mitgeteilten personenbezogenen Daten und Datenkategorien zu geschäftlichen Zwecken:
- Ihre Stamm- und Kontaktdaten, insbesondere den akademischen Titel, den Vor-und Nachnamen, die Anschrift, die Emailadresse, ggfls. die Nummer einer Mitgliedschaft bei EUROMECH (siehe unten) und die Telefonnummer von Teilnehmern, Begleitpersonen und ggfls. Rechnungsempfängern sowie die Umsatzsteueridentifikationsnummer und die Steueridentnummer der Teilnehmer:innen;
- Ggfls. Organisationsstammdaten, insbesondere die Firma oder Herkunftsuniversität/-behörde, die Funktionsbezeichnung und Abteilung von Teilnehmern und ggfls. Rechnungsempfängern sowie ggfls. die Umsatzsteueridentifikationsnummer und Steueridentnummer der Firma oder Herkunftsuniversität/-behörde der Teilnehmer:innen;
- Vertrags- und Zahlungsinformationen insbesondere die gebuchten Leistungen, Bankverbindungen und ggfls. abweichende Rechnungsanschriften;
- Ggfls. weitere Daten insbesondere Mitteilungsinhalte, Dokumente, Vortragszusammenfassungen und Daten der Kontaktaufnahme
Die Daten verarbeiten wir insbesondere zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung einschließlich aller dafür erforderlichen Maßnahmen und der Kontaktaufnahme. Dies umfasst diejenigen Daten, die zur Erfüllung des aufgrund der Veranstaltungsbuchung entstehenden Vertragsverhältnisses zwischen den Teilnehmer:innen und der RWTH Aachen University oder, vor Veranstaltungsbuchung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der Teilnehmer:innen hin erforderlich sind. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf vertraglicher Basis im Zusammenhang mit der Veranstaltung EFDC1 ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).
Darüber erstellen wir Namensschilder für die Teilnehmer:innen und Begleitpersonen, die zugleich der Kontrolle der Zugangsberechtigung dienen und Gespräche im Rahmen einer offenen Veranstaltungsatmosphäre ermöglichen sollen. Als Rechtsgrundlage ist eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) erforderlich.
Wir bieten den Teilnehmer:innen die Möglichkeit, der Aufnahme in ein Teilnehmerverzeichnis zuzustimmen und verarbeiten zu diesem Zweck die personenbezogenen Daten. Als Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) erforderlich. Zur Organisation unserer wissenschaftlichen Veranstaltung wird das webbasierte Eventmanagementsystem ConfTool verwendet. Die Registrierungsprozesse aller Teilnehmer*innen werden mit ConfTool abgewickelt. Während der Registrierung können die Teilnehmer*innen der Aufnahme in das Teilnehmerverzeichnis zustimmen. Das Teilnehmerverzeichnis kann von allen registrierten Teilnehmer*innen in ConfTool eingesehen werden.
Darüber hinaus kommt eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere solcher aus dem Handels- oder Steuerrecht, einschließlich entsprechender Aufbewahrungspflichten, in Betracht. Diese erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten beschränken sich auf die Daten, die zur Umsetzung des Geschäftszweckes notwendig sind, für den diese personenbezogenen Daten erfasst werden. Wir erfassen die personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von den betroffenen Personen. Daten können jedoch unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ebenfalls von Dritten gesammelt werden. Bei den Daten von Dritten handelt es sich um die Vor- und Familiennamen der Begleitpersonen und um die Vor- und Familiennamen sowie die Emailadressen von Assistenz- und Sekretariatsmitarbeitenden, mit denen organisatorische Angelegenheiten geklärt werden. Gegebenenfalls und wenn erforderlich verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO auf Basis einer Einwilligung, sofern eine solche erteilt wurde.
Die RWTH Aachen University verwendet für die Rechnungen über die Bewirtungskosten die Liste der Teilnehmer:innen und Begleitpersonen mit folgenden personenbezogenen Daten: der akademische Titel, der Vor- und Familienname, der Name der Firma oder Herkunftsuniversität/-behörde, die Dienstanschrift und die Emailadresse. Die Liste der Teilnehmer:innen und Begleitpersonen ist als Anlage zu den Rechnungen über die Bewirtungskosten für die Abwicklung der Veranstaltung erforderlich und soweit einschlägig, werden diese Daten ebenfalls zur Erstattung von Reisekosten verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DSGVO in Verbindung mit § 4 EStG.
Die RWTH Aachen University hat die RWTH International Academy gGmbH mit der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung beauftragt. Zum Zweck der effizienten Planung und Durchführung der Veranstaltung wird die RWTH International Academy gGmbH mit Auftrag der RWTH Aachen University Dienstleistungen erbringen und Dritte mit der Erbringung von Lieferungen und Leistungen beauftragen. Für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung wird die RWTH International Academy gGmbH das webbasierte Eventmanagementsystem „ConfTool Pro“ der Firma ConfTool GmbH einkaufen, veranstaltungsindividuell einrichten und einsetzen. Mit „ConfTool Pro“ werden
- die Registrierungen der Teilnehmer:innen durchgeführt , gespeichert und verwaltet;
- die Rechnungen über die Teilnehmergebühren erstellt und den Teilnehmer:innen zum Download bereitgestellt;
- ein Teilnehmer:innenverzeichnis, dass von allen registrierten Teilnehmer:innen eingesehen werden kann, verwaltet;
- das wissenschaftliche Konferenzprogramm geplant;
- der Einreichungs- und Begutachtungsprozess von Konferenzbeiträgen unterstützt und durchgeführt und
- die Kommunikation zwischen Autoren; Teilnehmer:innen und Gutachtern ermöglicht.
Für diese Prozesse werden die personenbezogenen Daten sämtlicher oben genannten Datenkategorien von allen Teilnehmer:innen, Begleitpersonen, Gutachtern und sonstigen Beteiligten gespeichert.
Als besonderes Serviceangebot wird den Teilnehmer*innen eine App angeboten. Die App dient der besseren Orientierung während der Veranstaltung. Die Teilnehmer*innen können Programmpunkte als Favoriten markieren und sich auf diese Weise eine individuelle Planung erstellen. Die App installiert sich nicht automatisch mit der Registrierung der Teilnehmer*innen. Auf der Veranstaltungshomepage www.efdc1.de und dem papiergebundenen Pocketprogramm wird ein separater Link und ein QR-Code angeboten, mit dem die App installiert werden kann. Die Teilnahme ist jederzeit auch ohne die Installation der App möglich.
Der privatrechtliche Verein EUROMECH – European Mechanics Society ist die Schirmherrin dieser Veranstaltung. Der Verein ersucht seine Mitglieder, im Sinne der Vereinssatzung und –ziele an fachbezogenen, wissenschaftlichen Veranstaltungen im europäischen Umfeld teilzunehmen und sich aktiv zu beteiligen. Bei der Registrierung in „ConfTool Pro“ können die die Teilnehmer:innen freiwillig ihre EUROMECH Mitgliedsnummer erfassen. Der Verein EUROMECH wird eine Liste derjenigen Teilnehmer:innen erhalten, die ihre EUROMECH-Mitgliedsnummer mit ihrer Registrierung freiwillig mitgeteilt und gespeichert haben. Diese Liste enthält neben der EUROMECH Mitgliedsnummer den akademischen Titel, den Vor-und Nachnamen, die Anschrift, die Firma oder Herkunftsuniversität/-behörde und die Emailadresse des EUROMECH Mitglieds.
Bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) wird ein Antrag auf Fördermittel für die Finanzierung der Veranstaltung gestellt. Der Umfang der Förderung richtet sich nach der Anzahl der teilnehmenden, promovierten Wissenschaftler:innen. Im Rahmen des privatrechtlichen Fördervertrags zwischen der DFG und der RWTH Aachen University ist der für die Umsetzung der EFDC1 Verantwortliche verpflichtet, einen Bericht über die Verwendung der Fördermittel zu erstellen. In dem Bericht muss die tatsächliche Teilnehmeranzahl der promovierten Wissenschaftler:innen belegt werden. Dazu muss der DFG eine Liste vorgelegt werden, aus der der akademische Titel, der Vor- und Nachname, die Anschrift, die Firma oder Herkunftsuniversität/-behörde und die Emailadresse der promovierten Wissenschaftler:innen entnommen werden kann.
Während der Veranstaltung in dem RWTH Hörsaalzentrum C.A.R.L der RWTH Aachen University und der Abendveranstaltung in der Location DAS LIEBIG werden von Mitarbeiter:innen der RWTH Aachen University und einem beauftragten Dritten Fotoaufnahmen erstellt und gespeichert. Grundsätzlich sollen Fotoaufnahmen von Gruppen, auf denen keine individuellen Einzelaufnahmen erkennbar sind, erstellt und gespeichert werden. Davon ausgenommen sind Einzelaufnahmen zum Zweck der Aussendarstellung. Diese Einzelaufnahmen sollen beispielsweise von Teilnehmer:innen aus folgenden Gruppen erstellt und gespeichert werden: die eingeladenen Vortragenden, die Vorsitzenden der Minisymposia, die Preisträger*innen, die herausragenden Persönlichkeiten der internationalen Wissenschaftscommunity sowie die eingeladenen Repräsentant:innen von Industrieunternehmen, öffentlichen Einrichtungen, aus privatwirtschaftlichen Vereinigungen und der Politik. Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Falls keine Fotoaufnahmen gewünscht sind, wendet die/der betroffene Teilnehmer*in sich bitte vor Ort an die/den Fotograf*in oder an das Rezeptionspersonal. Da eine hohe Teilnehmerzahl erwartet wird, werden die betroffenen Teilnehmer*innen gebeten, ihre Namensschilder mit Klebepunkte zu markieren, damit die/der Fotograf*in informiert ist und die Betroffenen nicht abgelichtet werden. Die Klebepunkte erhalten die betroffenen Teilnehmer*innen von der/dem Fotograf*in oder dem Rezeptionspersonal.
Eine Auswahl dieser Aufnahmen sollen nach der Veranstaltung zu Zwecken der Aussendarstellung auf der Webseite: www.efdc1.de veröffentlicht werden. Darüber hinaus behält die RWTH Aachen University sich vor, die Aufnahmen für die eigene Aussendarstellung der Universität als herausragenden Standort für Spitzenforschung und exzellente Lehre zu veröffentlichen. Die Veröffentlichungen können erfolgen:
- auf der Webseite der RWTH Aachen University, www.rwth-aachen.de, und der Webseite der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen University, www.maschinenbau.rwth-aachen.de;
- in Druckmedien der RWTH Aachen University und der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen University wie Flyern, Werbe- und Informationsbroschüren, in den Jahres- und Finanzberichte sowie in den Anträgen auf öffentliche Fördermittel;
- zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit der RWTH Aachen University und der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen University;
- in den Social Media Accounts der Netzwerke, Facebook und Instagram, der RWTH Aachen University und der Fakultät für Maschinenwesen der RWTH Aachen University.
b) Empfänger der Daten
- Behörden, Gerichte und andere Träger öffentlicher Gewalt
- RWTH Aachen University, Templergraben 55, 52062 Aachen, Deutschland, einschließlich ihrer zentralen Einrichtungen und ihrer Fakultät für Maschinenwesen sowie ihrer ausführenden Stelle: RWTH Aachen University, Lehrstuhl für Strömungslehre und Aerodynamisches Institut, Wüllnerstrasse 5a, 52062 Aachen, Deutschland
- RWTH International Academy gGmbH, Campus Boulevard 30, 52074 Aachen, Deutschland
- ConfTool GmbH, Hochrad 58, 22605 Hamburg, Deutschland
- EUROMECH European Mechanics Society, Universität Siegen, Department Maschinenbau, Lehrstuhl für Festkörpermechanik, Paul-Bonatz-Str. 9-11, 52076 Siegen, Germany
- Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), Kennedyallee 40, 53175 Bonn, Deutschland
- Martin Braun Fotografie, Keusgasse 19, 52159 Roetgen, Deutschland
c) Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, soweit diese nicht mehr zur Erfüllung der Veranstaltungszwecke erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen einer Löschung entgegenstehen.
Die personenbezogenen Daten, die aufgrund einer Einwilligung verarbeitet wurden, werden nach einem Widerruf der Einwilligung gelöscht oder soweit diese nicht mehr zur Erfüllung der Veranstaltungszwecke erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen einer Löschung entgegenstehen.
Mit der Einwilligung erklärt die/der Teilnehmer*in ihr/sein Einverständnis bis auf Widerruf zu der (unentgeltlichen) Verwendung der Fotoaufnahmen für die oben beschriebenen Zwecke. Eine Verwendung der Fotoaufnahmen für andere als die beschriebenen Zwecke oder ein Inverkehrbringen durch Überlassung der Aufnahmen an Dritte ist unzulässig. Wir weisen darauf hin, dass die Fotoaufnahmen bei der Veröffentlichung im Internet und auf Social-Media-Kanälen weltweit abrufbar sind. Eine Weiterverwendung durch Dritte kann daher nicht generell ausgeschlossen werden. Bei der Veröffentlichung eines Gruppenfotos im Internet und auf Social-Media-Kanälen führt der spätere Widerruf einer einzelnen Person grundsätzlich nicht dazu, dass das Foto entfernt werden muss. Eine einmal erfolgte Veröffentlichung eines Fotos kann hier nicht mehr ungeschehen gemacht werden. Dies bedeutet auch, dass durch den Widerruf das Schwärzen oder das Entfernen des Betroffenen im bzw. aus dem Gruppenfoto nicht in Betracht kommt.
4. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von dem Unterzeichnenden verarbeitet, ist er Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen ihm folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu.
Er hat gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch hat er gemäß Artikel 77 DS-GVO das Recht der Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde (https://www.ldi.nrw.de/), wenn der Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), hat er ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst für die Zukunft.
Zur Ausübung der vorgenannten Rechte sendet der Unterzeichner eine E-Mail an: office@aia.rwth-aachen.de.
English:
Information/Data Protection Declaration (according to Art. 13 GDPR)
& Consent (according to Art. 7 GDPR)
1st European Fluid Dynamics Conference (EFDC1) from 16 Sep. 2024 to 20 Sep. 2024 in Aachen, Germany
Only the German version of the information/data protection declaration for the EFDC1 event is legally binding. We offer this English version for information purposes only.
1. Name and address of the person in charge
The person in charge in terms of the General Data Protection Regulation (GDPR) and other national data protection laws of the Member States as well as other data protection regulations is the:
Rector of RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen Haus (office address)
52056 Aachen (postal address)
Telephone: +49 241 80 1
Fax: +49 241 80 92312
E-mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat
For the management of the EFDC1:
RWTH Aachen University
Chair of Fluid Mechanics and Institute of Aerodynamics
Univ.-Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Schröder (he/him)
Wüllnerstrasse 5a
52062 Aachen, Germany
Phone: +49 241 80 95410
E-mail: office@aia.rwth-aachen.de
2. Name and address of the data protection officer
Contact details of the officially appointed data protection officers:
Data Protection Office of RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (office address)
52056 Aachen (postal address)
Aachen, Germany
Telephone: +49 241 80 94114
E-mail: dsb@rwth-aachen.de
3. General information on data processing
a) Object and purpose of the processing of personal data
We process the following personal data and data categories provided or communicated by you for business purposes:
- Your master and contact data, in particular academic title, first and last name, address, e-mail address, EUROMECH membership number (see below) and telephone number of participants, accompanying persons and, if applicable, invoice recipients as well as the VAT identification number and the tax identification number of participants;
- If applicable, organizational master data, in particular the company or university/authority of origin, the job title and department of the participants and, if applicable, the invoice recipients and, if applicable the VAT identification number and the tax identification number of the company or university/authority of origin of the participants;
- Contract and payment information, in particular the services booked, bank details and, if applicable, different billing addresses;
- Where necessary, other data, in particular message content, documents, abstracts and contact details.
We process the data in particular to organize and manage the event, including all necessary measures and contacts. This includes the data required to fulfill the contractual relationship between the participants and RWTH Aachen University resulting from the event booking or to carry out pre-contractual measures at the request of the participants prior to the event booking. The legal basis for the processing of personal data on a contractual basis in connection with the event EFDC1 is Art. 6 Par. 1 s. 1 Lit. b) EU General Data Protection Regulation (GDPR).
In addition, we produce name badges for participants and accompanying persons, which also serve to control access authorization and enable discussions in an open event atmosphere. The legal basis for this is the consent according to Art. 6 Par. 1 s. 1 Lit. a) of the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
We offer participants the opportunity to agree to be included in a list of participants and to process personal data for this purpose. The legal basis for this is also the consent according to Art. 6 Par. 1 s. 1 Lit. a) EU General Data Protection Regulation (GDPR). The web-based event management system ConfTool is used for the organization of our scientific event. The registration of all participants is handled by ConfTool. During the registration process, participants can agree to be included in the list of participants. The list of participants can be viewed by all registered participants in ConfTool.
In addition, the processing may be necessary to comply with legal obligations, in particular commercial or fiscal obligations, including the obligation to preserve records. This is done on the basis of Art. 6 Par. 1 s. 1 Lit. c) GDPR.
The personal information we process is limited to the material which is necessary to fulfill the business purpose for which the personal information was collected. We generally collect personal data directly from the individuals concerned. However, data may also be collected from third parties in accordance with legal requirements. The data from third parties are the first and last names of accompanying persons and the first names, last names and e-mail addresses of assistants and secretaries with whom organizational matters are clarified. If necessary, we process personal data in accordance with Art. 6 Par. 1 s. 1 Lit. a) GDPR on the basis of consent, provided that such consent has been given.
RWTH Aachen University uses the list of participants and accompanying persons with the following personal data for the invoices for hospitatlity expenses: academic title, first and last name, name of the company or university/institution of origin, business address and e-mail address. The list of participants and accompanying persons is required as an attachment to the hospitality expense invoices for the purpose of processing the event and, if applicable, this data is also processed for the reimbursement of travel expenses. The legal basis for this is Art. 6 Par. 1 s. 1 Lit. c) GDPR in connection with § 4 EStG.
RWTH Aachen University has commissioned RWTH International Academy gGmbH with the planning, organization, and execution of the event. RWTH International Academy gGmbH will provide services on behalf of RWTH Aachen University and commission third parties to provide goods and services. The RWTH International Academy gGmbH will purchase, install, and use the web-based event management system "ConfTool Pro" from ConfTool GmbH for the organization and execution of the event. "ConfTool Pro" is used for:
- Process, store, and manage participant registrations;
- Generate invoices for participant fees and make them available for participants to download;
- Maintain a list of participants that can be viewed by all registered participants;
- Plan the scientific conference program;
- Supporting and implementing the submission and review process for abstracts and
- Facilitate communication between authors, participants, and reviewers.
For these processes, the personal data of all participants, accompanying persons, assessors, and other parties involved will be stored in all of the aforementioned data categories.
Participants will be offered an app. The app provides better orientation during the event. Participants can mark program items as favorites and thus create their own individual schedule. The app is not automatically installed by participant‘s registration. A separate link and QR code will be provided on the event website www.efdc1.de and in the paper pocket program to install the app. Attendance is also possible at any time without installing the app.
The event will take place under the auspices of EUROMECH - European Mechanics Society. EUROMECH invites its members to participate and actively contribute to professional, scientific events in the European environment in accordance with the statutes and objectives of the society. Participants may voluntarily enter their EUROMECH membership number when registering for "ConfTool Pro". EUROMECH will receive a list of participants who have voluntarily provided and stored their EUROMECH membership number. In addition to the EUROMECH membership number, this list contains the academic title, first and last name, address, company or university/authority of origin, and e-mail address of the EUROMECH member.
An application for funding will be submitted to the German Research Foundation (DFG). The amount of funding depends on the number of participating doctoral researchers. As part of the private law funding agreement between the DFG and RWTH Aachen University, the person in charge responsible for the management of the EFDC1 will prepare a report on the use of the funds. The report must document the actual number of researchers with doctoral degree participating in the event. For this purpose, a list is to be submitted to the DFG containing the academic title, first and last name, address, company or university/institution of origin, and e-mail address of the doctoral researchers.
During the event in the RWTH C.A.R.L. auditorium and the evening event at DAS LIEBIG, photographs will be taken and stored by employees of RWTH Aachen University and a commissioned third party. Generally, photos should be taken and stored of groups in which no individual photos are recognizable. This does not apply to individual photos for the purpose of external presentation. Such individual photos should be taken and stored, for example, of participants from the following groups: invited speakers, chairs of minisymposia, award winners, outstanding personalities of the international scientific community, and invited representatives of industrial companies, public institutions, private associations, and politics. This list is not exhaustive. If a participant does not wish to be photographed, please contact the photographer or reception staff at the event. Due to the large number of participants, participants are asked to place sticky dots on their badges such that the photographer will be notified and those participants will not be photographed. Participants will receive the sticky dots from the photographer or reception staff.
A selection of these photographs will be published on the website www.efdc1.de after the event for external presentation purposes. In addition, RWTH Aachen University reserves the right to publish the photographs for its own external presentation of the university as an outstanding location for top-level research and excellent teaching. Publications may be made:
- on the website of RWTH Aachen University, www.rwth-aachen.de, and on the website of the Faculty of Mechanical Engineering of RWTH Aachen University, www.maschinenbau.rwth-aachen.de;
- in print media of RWTH Aachen University and the Faculty of Mechanical Engineering of RWTH Aachen University, such as flyers, advertising and information brochures, annual and financial reports, and applications for public funding;
- for the purpose of public relations of RWTH Aachen University and the Faculty of Mechanical Engineering of RWTH Aachen University;
- in the social media accounts of the networks Facebook and Instagram of RWTH Aachen University and the Faculty of Mechanical Engineering of RWTH Aachen University.
b) Recipients of the data
- Authorities, courts, and other public bodies
- RWTH Aachen University, Templergraben 55, 52062 Aachen, Germany, including its central facilities and the Faculty of Mechanical Engineering as well as its executive body: RWTH Aachen University, Chair of Fluid Mechanics and Institute of Aerodynamics, Wüllnerstrasse 5a, 52062 Aachen, Germany
- RWTH International Academy gGmbH, Campus Boulevard 30, 52074 Aachen, Germany
- ConfTool GmbH, Hochrad 58, 22605 Hamburg, Germany
-
EUROMECH European Mechanics Society, Universität Siegen, Department Maschinenbau, Lehrstuhl für Festkörpermechanik, Paul-Bonatz-Str. 9-11, 52076 Siegen, Germany
- German Research Foundation (DFG), Kennedyallee 40, 53175 Bonn, Germany
- Martin Braun Photography, Keusgasse 19, 52159 Roetgen, Germany
c) Data deletion and storage period
Personal data will be deleted if it is no longer required to fulfill the purpose of the event and if no legal obligation to retain the data (e.g. retention obligations under commercial and tax law) or the assertion of legal claims prevent the deletion.
Personal data processed on the basis of consent will be deleted if the consent is revoked or if the data is no longer required for the purpose of the event and if there are no legal retention obligations (e.g. commercial and tax retention obligations) or the assertion of legal claims.
By giving his/her consent, the participant agrees to the (free) use of the photographs for the purposes described above until further notice. It is not permitted to use the photographs for purposes other than those described or to market them by making them available to third parties. Please note that once the photographs are published on the Internet and social media channels, they will be accessible worldwide. Further use by third parties cannot be excluded. If a group photo is published on the Internet and social media channels, the subsequent withdrawal of an individual will not generally result in the photo having to be removed. Once a photo has been published, it cannot be undone. This also means that revocation will not result in the individual being garbled or removed from the group photo.
4. Rights of the person concerned
If personal data is processed by the undersigned, she/he is a person concerned within the meaning of the GDPR and has the following rights against the person in charge.
According to Article 15 et sqq. GDPR, the person concerned has the right to obtain from the person in charge access to and rectification or erasure of personal data concerning him or her or restriction of processing, the right to object to processing and the right to data portability. In accordance with Article 77 of the GDPR, the person concerned also has the right to file a complaint with the data protection supervisory authority (https://www.ldi.nrw.de/) if the person concerned considers that the processing of his or her personal data is in breach of this regulation. If the processing is based on the person’s concerned consent (see Art. 6(1)(a), Art. 9(2)(a) GDPR), the person concerned also has the right to withdraw his or her consent at any time, without affecting the lawfulness of the processing based on the consent before its withdrawal; this only applies to the future.
In order to exercise the aforementioned rights, the undersigned should send an e-mail to the following address: office@aia.rwth-aachen.de.
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